AZIENDE SMART: COME LA DIGITALIZZAZIONE INFLUISCE POSITIVAMENTE SUI PROCESSI AZIENDALI

La crescita di un’azienda può avvenire solo grazie all’utilizzo di strategie ben precise. Oltre a investire nelle giuste risorse e avere ampie prospettive, al giorno d’oggi è importante che un’azienda sia smart, ovvero che guardi al futuro e ottimizzi i processi grazie a una trasformazione digitale.

Le aziende che rimangono legate a processi obsoleti e lenti tendono a non posizionarsi bene nel mercato e a non raggiungere i risultati sperati: proprio per questo, esistono società come Kyocera Document Solutions che aiutano le aziende nel loro processo di digitalizzazione.

Che cos’è la digitalizzazione aziendale

La digitalizzazione aziendale è quel processo che converte i classici documenti cartacei in file digitali, rendendoli accessibili a più persone da diversi dispositivi. Questa trasformazione è molto utile perché accelera i processi di lavoro, evitando di perdere tempo ed energie nella ricerca dei documenti.

Mentre i file digitali rimangono sempre intatti, i documenti fisici si possono perdere e rovinare: infatti, conservarli non è facile, visto che si accumulano continuamente ed è necessario organizzarli nel modo corretto. Si tratta di un lavoro dispendioso, che non porta alcun vantaggio all’azienda.

Rendere questi documenti digitali aiuta a migliorare l’intera gestione aziendale, ma è importante ricordare che per arrivare alla piena digitalizzazione non basta solo acquistare un software gestionale, ma è necessario cambiare la mentalità dell’impresa, rendendola più aperta all’innovazione e all’ottimizzazione delle fasi di lavoro.

I maggiori vantaggi della trasformazione digitale

La trasformazione digitale non riguarda solo le multinazionali o le grandi aziende, ma anche le PMI e tutte quelle attività d’ufficio che vogliono ottimizzare sempre di più il lavoro. I vantaggi che si possono ottenere da un processo di digitalizzazione sono:

• maggiore produttività: grazie all’uso della tecnologia i processi di lavoro possono essere più fluidi e questo garantisce una maggior efficienza. I dipendenti si sentono più motivati a lavorare quando le fasi di lavoro funzionano e progrediscono continuamente; in questi casi, infatti,la soddisfazione è più alta e avranno meno intralci, per questo porteranno anche maggiori risultati all’azienda;
• migliore gestione delle risorse: investire nella formazione dei dipendenti, massimizzare le risorse per una crescita e creare un buon legame con i fornitorisono tutte cose che migliorano la gestione. Nell’era del digitale si può utilizzare il cloud computing per facilitare la condivisione di documenti e risorse, in modo da rendere tutto più facilmente accessibile;
• presenza digitale: ogni azienda che si affaccia nel mondo online deve avere una forte presenza digitale, dato che la competizione è davvero alta. I siti web devono essere veloci, chiari e ottimizzati per gli smartphone,oltre che facilmente navigabili. Grazie a un lavoro di brand reputation è possibile raggiungere più clienti e posizionarsi più facilmente nel mercato di riferimento;
• clienti più coinvolti: grazie alla tecnologia è più facile estrapolare dati che indicano in modo preciso quali sono le preferenze dei clienti. Esistono tanti strumenti in grado di capire quali sono i desideri di chi naviga online, come l’intelligenza artificiale o l’analisi dei dati. Questo processo può essere molto utile nel marketing;
• maggiore guadagno: investire nella digitalizzazione ha un costo iniziale ma a lungo termine porterà maggiori introiti. Oltre a raggiungere nuovi potenziali clienti è possibile anche risparmiare laddove si mettevano in atto processi di lavoro obsoleti. I dipendenti che erano coinvolti in queste mansioni potranno quindi occuparsi di task più importanti, accelerando a loro volta le fasi di lavoro.

Perché scegliere una soluzione di ECM

Una soluzione di ECM (Enterprise Content Management) dà la possibilità di gestire in modo ottimale i documenti aziendali. In questo modo i dipendenti possono organizzare tutto il materiale in un unico pool centralizzato, migliorando di conseguenza il flusso di lavoro.

Le soluzioni di ECM possono essere utili anche per trasformare un documento cartaceo in un file digitale, oltre al fatto che è possibile gestire l’archiviazione su cloud per avere un vantaggio ancora maggiore. Le soluzioni basate su cloud garantiscono una maggior sicurezza ed è possibile optare per una gestione privata o pubblica, in base al tipo di esigenze.

Kyocera Document Solutions, per esempio, aiuta le aziende implementando queste soluzioni analizzando le loro necessità, così da garantire flussi di lavoro sempre più scorrevoli. Ogni impresa infatti può avere delle esigenze diverse in base al tipo di lavoro: è possibile trovare la soluzione di ECM migliore per garantire più efficienza e risultati concreti.