Società online in Italia: scopri il trucco per aprirla senza notaio, costi minimi e regole chiave

Requisiti e norme per la costituzione telematica

Requisiti e disciplina per la costituzione telematica di una SRL in Italia discendono dal decreto legislativo n. 183/2021, che ha recepito la direttiva UE 2019/1151 sulla digitalizzazione del diritto societario. La normativa consente la creazione da remoto di alcune tipologie di società a responsabilità limitata, inclusa la SRLS, con stipula dell’atto costitutivo in videoconferenza e sottoscrizione mediante firma digitale, senza presenza fisica nello studio notarile. Il Consiglio Nazionale del Notariato ha predisposto una piattaforma telematica dedicata per garantire autenticità, integrità e tracciabilità degli atti.

Indice dei Contenuti:

La procedura è ammessa quando: tutti i soci e l’amministratore possono essere identificati con SPID o CIE; è disponibile una firma digitale valida per ciascun sottoscrittore; l’atto costitutivo rientra negli schemi compatibili con la stipula digitale (per la SRLS vale il modello standard); la capitale sociale e la compagine rispettano i requisiti previsti; si utilizza la Piattaforma del Notariato per la videoconferenza e la formazione dell’atto. Il notaio resta garante della legalità e dell’identità delle parti, opera da remoto e verifica la conformità del contenuto ai limiti di legge.

Sono esclusi dalla costituzione da remoto i casi che esulano dall’ambito definito dalla normativa o che richiedono clausole particolari non compatibili con lo schema digitale standard; in tali situazioni si ricorre alla stipula tradizionale in presenza. È obbligatoria l’acquisizione e conservazione delle registrazioni della videoconferenza, la verifica antiriciclaggio dei soggetti coinvolti, nonché l’osservanza delle regole su identificazione e adeguata verifica. Restano applicabili gli adempimenti successivi all’atto: iscrizione al Registro delle Imprese, attribuzione della partita IVA, comunicazioni al REA e alle autorità competenti secondo il settore (ATECO).

La cornice europea mira a semplificare l’avvio dell’attività e a ridurre gli oneri burocratici, in particolare per startup e PMI. Il recepimento italiano ha introdotto garanzie tecniche e procedurali per preservare la certezza giuridica: uso esclusivo di canali certificati, controllo notarile in diretta, firme qualificate e protocolli anti-manomissione. In questo perimetro, la costituzione telematica diventa uno strumento pienamente valido, purché si rispettino le regole tecniche, i formati documentali ammessi e i presidi di sicurezza digitale previsti dalla piattaforma del Notariato.

Procedura passo-passo per aprire una srl online

La costituzione di una SRL o SRLS da remoto segue un flusso operativo scandito e tracciabile, interamente gestito su canali certificati. Si parte dalla scelta di un servizio intermediario specializzato (es. LexDo.it, Qonto, FidoCommercialista) oppure dal contatto diretto con un notaio abilitato alla Piattaforma del Notariato. Gli intermediari offrono un percorso guidato: raccolgono i dati, predispongono la modulistica, coordinano l’agenda per la videoconferenza e assistono nella predisposizione delle firme digitali.

Si procede con la compilazione dei dati societari: denominazione, oggetto sociale e codice ATECO, sede legale, capitale sociale e modalità di versamento, quote e diritti dei soci, organo amministrativo (amministratore unico o consiglio), eventuale revisore se richiesto. Per la SRLS si utilizza il modello standard previsto dal legislatore, che restringe la personalizzazione delle clausole ma accelera l’iter. Vengono caricati i documenti identificativi e le visure eventualmente necessarie, con raccolta delle dichiarazioni per la normativa antiriciclaggio.

La fase di identificazione digitale richiede che ogni socio e l’amministratore dispongano di SPID o CIE attivi per la verifica dell’identità, e di una firma digitale qualificata valida. In caso di firma non ancora disponibile, l’intermediario o il notaio forniscono indicazioni per ottenerla in tempi brevi presso provider accreditati. Tutti i dispositivi di firma devono essere testati prima della stipula per evitare rallentamenti in seduta.

Definiti i contenuti dell’atto costitutivo e dello statuto (ove previsto), si calendarizza la videoconferenza notarile tramite la Piattaforma del Notariato. Il giorno della stipula, il notaio accerta la presenza dei partecipanti, esegue i controlli di legge, legge integralmente l’atto, verifica la comprensione delle clausole e raccoglie le sottoscrizioni digitali. La sessione è registrata e conservata secondo i protocolli stabiliti. Al termine, l’atto digitale è formato con firma qualificata del notaio e marcato temporalmente.

Segue la fase degli adempimenti successivi: registrazione e iscrizione al Registro delle Imprese a cura del notaio, richiesta della partita IVA e invio della Comunicazione Unica per l’apertura di posizioni INPS e INAIL ove necessarie. Se l’attività rientra in settori regolamentati, si presentano le SCIA e le ulteriori comunicazioni agli enti competenti. La società diventa operativa una volta perfezionata l’iscrizione e ottenute le eventuali abilitazioni di settore.

Prima dell’avvio, si consiglia di definire l’assetto amministrativo-contabile (commercialista, PEC, sistemi di fatturazione elettronica, scelta del conto corrente dedicato, procedure di conferimento e tracciabilità del capitale). Per evitare blocchi, è opportuno verificare ex ante la coerenza tra oggetto sociale, ATECO e requisiti autorizzativi, nonché predisporre una cap table chiara con diritti e obblighi dei soci allineati allo statuto.

FAQ

• Quali strumenti servono per firmare l’atto costitutivo online?
  È richiesta una firma digitale qualificata per ciascun sottoscrittore e un’identità digitale valida (SPID o CIE). La stipula avviene sulla Piattaforma del Notariato con registrazione della sessione.
• È possibile personalizzare lo statuto nella costituzione online?
  Sì per la SRL nei limiti compatibili con la stipula digitale; per la SRLS si utilizza il modello standard con margini ridotti di personalizzazione.
• Chi gestisce l’iscrizione al Registro delle Imprese?
  Il notaio provvede al deposito telematico dell’atto e agli adempimenti per l’iscrizione; l’intermediario, se presente, coordina e monitora gli stati di avanzamento.
• Serve recarsi fisicamente dallo studio notarile?
  No, la procedura si svolge da remoto con videoconferenza notarile; la presenza fisica è richiesta solo se si esce dai casi ammessi dalla disciplina digitale.
• Quando la società è operativa dopo la stipula?
  La SRL è operativa dopo l’iscrizione al Registro delle Imprese, l’attribuzione della partita IVA e l’eventuale presentazione di SCIA o autorizzazioni di settore.
• Posso usare un conto provvisorio per il versamento del capitale?
  Sì, è prassi aprire un conto dedicato per conferire il capitale sociale con tracciabilità; le modalità sono concordate con il notaio e l’intermediario.

Costi, tempi e limiti dell’apertura senza notaio

I costi della costituzione telematica di una SRL o SRLS dipendono da tre voci principali: compenso del notaio, eventuale servizio intermediario e oneri amministrativi (imposta di registro ove prevista, bolli, diritti camerali). L’uso della Piattaforma del Notariato non elimina l’onorario, ma grazie alla standardizzazione e alla gestione da remoto può ridurre le spese complessive rispetto alla stipula tradizionale, soprattutto nei casi con atto standard e compagine semplice. Gli intermediari come LexDo.it, Qonto o FidoCommercialista offrono pacchetti che includono assistenza documentale, coordinamento della videoconferenza, emissione o rinnovo della firma digitale e supporto per gli adempimenti post-costituzione; il costo varia in base al livello di servizio e alla complessità dell’assetto societario.

Le tempistiche sono generalmente snelle: raccolta dati e predisposizione dell’atto costitutivo in 1-3 giorni lavorativi, fissazione della stipula in videoconferenza compatibilmente con l’agenda del notaio e dei soci, formazione dell’atto digitale e deposito per l’iscrizione al Registro delle Imprese entro breve. In assenza di criticità, l’intero iter può chiudersi in pochi giorni, con variabilità legata alla disponibilità dei partecipanti, alla prontezza nel rilascio o nella verifica delle firme digitali e ai tempi della Camera di Commercio competente. La creazione o l’attivazione della PEC, l’apertura del conto corrente per il versamento del capitale e l’ottenimento della partita IVA vengono coordinati a ridosso della registrazione, così da rendere operativa la società subito dopo l’iscrizione.

I limiti riguardano il perimetro legale e tecnico della costituzione da remoto. L’atto deve rientrare negli schemi compatibili con la stipula digitale; per la SRLS si utilizza il modello standard con margini ridotti di personalizzazione. Clausole particolari, patti complessi tra soci o esigenze non previste dal tracciato telematico possono richiedere la stipula in presenza. Restano inderogabili le verifiche di antiriciclaggio, l’identificazione tramite SPID o CIE e l’uso di firme qualificate valide; l’assenza o l’inidoneità di questi requisiti impedisce la procedura online. Inoltre, la piattaforma richiede dotazioni tecniche minime (connessione stabile, dispositivi di firma funzionanti, ambiente idoneo alla registrazione) e il rispetto dei protocolli di sicurezza, pena rinvii o interruzioni della stipula.

Sul piano operativo, i risparmi economici si ottengono quando la compagine sociale è semplice, il testo dell’atto è lineare e le identità digitali sono già attive. Laddove occorrano integrazioni documentali, rilascio urgente di firme digitali o aggiornamenti dei dati anagrafici, i tempi si allungano. Gli adempimenti successivi – deposito al Registro delle Imprese, richiesta della partita IVA, eventuali SCIA – rimangono necessari e, pur essendo telematici, incidono sulla data effettiva di avvio. Per ridurre rischi e ritardi è decisivo allineare oggetto sociale, codice ATECO e requisiti autorizzativi, predisporre un flusso di versamento del capitale sociale tracciabile e verificare preventivamente la validità dei certificati di firma.

FAQ

• Quanto costa in media costituire online una SRL o SRLS?
  Il totale include onorario del notaio, eventuale pacchetto dell’intermediario e oneri amministrativi. La standardizzazione digitale può contenere la spesa rispetto alla stipula in presenza nei casi semplici.
• In quanti giorni si completa la costituzione telematica?
  Con documenti pronti e firme digitali attive, in pochi giorni: predisposizione dell’atto, videoconferenza notarile e deposito per l’iscrizione al Registro delle Imprese.
• Servono strumenti particolari per la stipula a distanza?
  Sì: SPID o CIE per l’identificazione, firma digitale qualificata, connessione stabile e dispositivo idoneo alla Piattaforma del Notariato.
• Si possono inserire clausole complesse nello statuto online?
  Solo nei limiti tecnici della stipula digitale; la SRLS usa un modello standard. Clausole non compatibili richiedono la stipula in presenza.
• La procedura online elimina gli adempimenti post-costituzione?
  No, restano necessari: deposito e iscrizione, richiesta partita IVA, comunicazioni e eventuali SCIA in base all’attività.
• Cosa può rallentare la stipula in videoconferenza?
  Firme non valide o mancanti, problemi di identificazione, dotazioni tecniche inadeguate, documentazione incompleta o clausole fuori perimetro digitale.