Lavorare in modalità smart significa lavorare in tempi e spazi diversi da quelli definiti come “sede aziendale” e “normale orario di lavoro”. Chiariamo subito che non si tratta del classico “telelavoro” cui eravamo già abituati, perché la prestazione fornita è sì a distanza, ma è soprattutto caratterizzata dal fatto di non essere né prevalente, né regolare.
In questo senso per l’azienda lo smart working è una soluzione organizzativa che permette di raggiungere molteplici obiettivi: incremento della produttività, risparmio sui costi (immobili, trasferimenti, ecc.) flessibilità, motivazione, coinvolgimento, ecc. Si tratta dunque di trasformare la semplice consulenza in prodotti veri e propri: non è in sé la soluzione efficace, ma come la utilizziamo che fa la differenza.
Il futuro sta arrivando e ci travolgerà nostro malgrado: trasformiamolo in una opportunità.
Lo smart working richiede da parte dell’azienda la creazione di uno spazio di libertà e contemporaneamente l’apertura di nuove maglie di tempo, il tutto basato su di un nuovo concetto di fiducia.
Durante il workshop organizzato da 4Ward in collaborazione con Microsoft e Variazioni Srl e Copernico è stata presentata una panoramica su come il mondo del lavoro sia rivoluzionato dalla possibilità di usufruire degli strumenti aziendali in qualunque momento e in qualunque luogo. Tale cambiamento impatta non solo sull’aspetto professionale, ma anche su quello personale e di conseguenza sposta gli equilibri e i paradigmi del Work Life-Balance.
Novità di questi giorni è la legge di stabilità, che promuove forme flessibili di “lavoro agile” allo scopo di incrementare la produttività, non solo all’interno dei locali aziendali. E ci sono anche incentivi fiscali.
Secondo una recente ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2015 il 17% delle grandi imprese ha già avviato progetti di smart working contro l’8% del 2014, un altro 14% è in fase esplorativa e un 17% ha varato iniziative di flessibilità per alcuni profili.
Come incrementare lo smart working?
La tecnologia è solo uno dei driver del cambiamento ma serve una cultura imprenditoriale, manageriale e del dipendente affinché tutti possano trarne il massimo beneficio.
Sono quattro le aree da analizzare:
- Culturale
- Organizzativa
- Normativa
- Economica
Partiamo anzitutto dalla conoscenza dei bisogni dei dipendenti: si producono risparmi in azienda solo se c’è la volontarietà da parte del lavoratore. Occorre intercettare le sue esigenze. Altrettanto importante è comprendere le aspettative del top e del middle management e fare una buona comunicazione interna nell’ottica di una migliore capacità di “attraction”. Cioè, fare cultura.
In termini organizzativi va da sé che l’importanza maggiore è data dalla validità delle tecnologie adottate.
Anche gli aspetti normativi, al di là dell’indispensabile rispetto della sicurezza, vanno rivoluzionati: se fino ad oggi procedure e regolamenti provenivano da una fonte esterna (legislazione, accordi sindacali) ora ciò che conta sono gli accordi individuali, anche se dovessero rientrare in parametri riferiti a più ampli accordi aziendali. In tal senso, ove le aziende fossero più strutturate, sarebbe basilare anche la qualità delle relazioni sindacali.
Per quanto riguarda gli aspetti economici, oltre all’evidente possibilità di conseguire risparmi significativi nei costi, vanno sottolineati i vantaggi fiscali, sottoposti però alla restrizione di una trattativa di secondo livello, ovvero ad accordi aziendali collettivi.
Infine non va dimenticata l’importanza del monitoraggio e la valutazione del ROI di questo tipo di innovazione. Scopo finale potrebbe essere quello di reinvestire al meglio il tempo risparmiato.
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