Novità per i dipendenti. il software Smafely coniuga le domande di smart working con la gestione del processo di convalida

— A cura di Antonello Cuomo, responsabile IT, Stantec Italia —

l software Smafely e il suo cuore tecnico nascono da un’intuizione maturata in azienda ben prima del Covid-19, allorquando internamente si gestiva il processo di controllo delle richieste di smart working solo da un mero punto di vista amministrativo.

Dal 2016 infatti, per effetto di una visione cultural-organizzativa certamente lungimirante, nonché per la disponibilità di tecnologie importanti, si è progressivamente incentivato l’uso del lavoro agile, introdotto sperimentalmente già nel 2008, facendo maturare e consolidare il concetto di “vantaggio per tutti e per l’ambiente”.

Sulla scia di un progetto informatico pilota, veniva così implementato sulla nostra intranet aziendale un nuovo strumento software per scovare e raccogliere i dati “nascosti”, ovvero quei dati che normalmente non costituiscono il core-business ma che se adeguatamente interpretati come data pattern (ovvero schematici,  che  permettono di prevedere una tendenza e/o stimare una grandezza vantaggiosa), diventando quindi una fonte e uno spunto di analisi per innovare l’organizzazione del lavoro, l’utilizzo delle risorse nonché il rapporto vita/lavoro del personale.

 È importante premettere che l’esperienza consulenziale e di progettazione ingegneristica di Stantec ha trovato “terreno fertile” sulle fasi di progettazione concettuale e di implementazione del software.

Sono state infatti sviluppate in maniera user-friendly apposite schermate di gestione del processo, pensate più che per finalità amministrative (da cui certamente traspare l’impostazione di una società di ingegneria), per cercare un coinvolgimento partecipativo del dipendente, dai cui dati creare un “serbatoio” di informazioni preziose per le Risorse Umane, i dipendenti e l’azienda stessa.

La filosofia progettuale

Il prosieguo dello sviluppo del software nella sua versione web 2.0, realizzato in collaborazione con la start-up innovativa dilium S.r.l. ha proprio ereditato da questa impostazione ed esperienza tutta la propria filosofia progettuale incentrata sul controllo dei processi e la sicurezza sul lavoro, recependo in aggiunta molteplici novità, fra cui la portabilità su tutti i device tecnologici, nonché funzionalità per l’engagement del dipendente mediante richieste di feedback e di push notification.

Il software Smafely

Entrando infatti nel merito delle funzionalità, il software Smafely coniuga da un lato la raccolta delle domande di smart working provenienti dai dipendenti con la parte di gestione del processo di convalida/rigetto delle medesime, finalizzata proprio a verificare la sussistenza di una serie di requisiti di conformità (ergonomia, IT, collaboratività, sicurezza informatica). Si tratta di procedure che permettono di prevenire problematiche potenziali di disorganizzazione del personale, incidenti domestici, data breaches e sottovalutazione di rischi alla salute e alla ergonomia del dipendente anche da luoghi di lavoro alternativi.

Quattro nuove funzioni

Tra le novità introdotte rispetto la versione 1.0 troviamo quattro nuove funzioni fra cui la mappatura geografica in tempo reale di dove viene svolta la sessione di smar tworking, il supporto all’individuazione del percorso stradale migliore per l’utente mediante API di Google, le push notification che in forma di messaggi di cortesia inviati agli utenti in smart working svolgono una funzione analoga a quella di uno steward che assista il proprio cliente, nonché il modulo per il rilascio di un feedback per ogni giornata di smart working, tramite il quale il dipendente può esprimere in maniera trasparente quanto è stata produttiva la sua giornata e in quali attività extra-lavorative ha eventualmente potuto utilizzare il tempo non perduto nel trasferimento casa-lavoro.

Le prime due delle quattro nuove funzioni di cui sopra sono integrate in un modulo per la geolocalizzazione in tempo reale del personale in smart working (che per esempio consente di agevolare la nascita di iniziative di car-sharing e riduzione dell’impatto ambientale), nonché di “bussola” per software. Precisiamo che, nel rispetto della privacy, l’informazione può essere resa visibile solo ad alcune funzioni direttive aziendali (ad es. Risorse Umane) scelte dall’azienda utente.

Tale modulo, in quanto agganciato al servizio APIs di Google Map, recepisce da queste i parametri di calcolo in ingresso all’algoritmo con una granularità dell’informazione elevata; questo che conferisce precisione ai calcoli sulle emissioni ambientali risparmiate, grazie a svariate opzioni per l’impostazione di tappe, veicoli/mezzi che caratterizzano l’impronta emissiva relativa al proprio percorso con il quale ci si recherebbe sul posto di lavoro.

La terza funzionalità, costituita da un generatore di push notification,  garantisce che il software invii al dipendente messaggi di cortesia automatici e generati ad orari casuali, con un duplice scopo: il primo è quello mirato ad “avvicinare” empaticamente il dipendente all’azienda, suggerendogli di fare delle pause, bere un bicchiere d’acqua, piuttosto che di sgranchirsi le gambe, ovvero come uno steward di volo che si prende cura dei passeggeri, mentre il secondo a garantire un controllo da parte dell’azienda affinché si accerti che il dipendente sia effettivamente al computer.

Questa funzionalità, attivabile a discrezione dell’azienda e configurabile in termini di contenuti e frequenza di invii a propria misura, non deve essere vista come invasiva, ma al contrario in una duplice veste di “assistente allo smart worker” e garante per l’azienda.

La quarta funzionalità innovativa è invece impostata per recepire il feedback dal dipendente, il quale si può sentire libero di trasmettere indietro all’azienda un giudizio, sia positivo che negativo, riguardo come la giornata di smart working si è sviluppata, esprimendone a riguardo il grado nonché impatto verso la propria vita personale e familiare, in termini di conciliazione vita-lavoro. È possibile infatti lasciare un feedback dicendo che ci si è sentiti più creativi, piuttosto che meno stressati o più concentrati, nonché verso quali attività extra-lavorative il tempo risparmiato è stato re-investito; a questo proposito, il software incamera nel proprio database i dati di questo effetto di “ritorno”, che per taluni è convogliato in famiglia, per altri in attività sportive o culturali, alimentando una preziosissima base di dati dalla quale una funzione HR può scovare e valorizzare preziosi risultati.

L’algoritmo

Tutto quanto sopra descritto si fonde alle funzionalità di calcolo native nell’algoritmo, già presenti nella versione precedente per la computazione dei risparmi ambientali, dai cui dati espressi in KPI, Smafely permette di misurare quanto tempo, denaro, distanza in km ed emissioni inquinanti ogni lavoratore risparmia nel momento in cui chiede o decide di lavorare in un luogo diverso dall’ufficio e, comunque, di non percorrere il tratto di lavoro casa-ufficio. In tal modo, risparmiando anche emissioni inquinanti (l’algoritmo calcola la massa di sette composti: N2O, NOx, CO, CO2, COV, PM2.5 e PM10), il vantaggio ricade anche sull’ambiente e sulla comunità.

Risparmi per l’azienda

Per quanto riguarda l’impresa, grazie ai dati raccolti ed elaborati con Smafely, è possibile calcolare alcuni risparmi per l’azienda, ad esempio il carburante delle auto aziendali, oppure i costi d’affitto in caso di riduzione degli spazi occupati.

L’impalcatura dell’applicativo, costituita da un’infrastruttura web-server di backend sul cloud, comprensiva di un potente database che ospita tutto il datawarehouse di informazioni incamerabili, è scalabile e dimensionabile in funzione della crescita di utenti/aziende.

Da un punto di vista pratico, il software Smafely necessita come tutti gli applicativi di recepire dall’utente alcune informazioni iniziali per “orientarsi”: trattasi infatti di dati propedeutici al funzionamento e che afferiscono alle location, i veicoli e le preferenze personali in merito a come ci recherebbe sul posto di lavoro. Completata questa fase di profilazione, che richiede meno di 5 minuti, il software è pronto per cominciare a gestire subito il processo di smart working!

Un messaggio da Emanuela Sturniolo, AD STANTEC

“Benvenuti in Stantec Italia. Pensiero creativo, affidabilità tecnica e capacità di comprendere e conciliare le esigenze di tutte le parti in gioco: sono questi gli elementi che ci rendono speciali e che costituiscono il motivo per cui i nostri Clienti continuano a rinnovarci la loro fiducia”.

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