Lo smart working interpretato dal software di Stantec

Il COVID-19 ha stravolto il mondo del lavoro. Gli uffici sono rimasti chiusi mentre le persone di tutto il mondo lavoravano da casa. Per sapere come aiutare le organizzazioni a tornare a lavorare in modo sicuro ed efficace, Stantec ha realizzato uno studio approfondito, chiedendo ai clienti di:
• Lavorare da remoto
• Tornare in ufficio
• Disegnare il luogo di lavoro del futuro

Nell’aprile 2020, il sondaggio sulla trasformazione del luogo di lavoro di Stantec è stato inviato a oltre 130 clienti e ha ricevuto risposte complete da 96 che rappresentano una fotografia diversificata di settori tra cui banche, servizi legali, servizi immobiliari, settore tecnologico, sanità, industrie energetiche ed enti governativi . Le risposte sono arrivate da tutte le regioni del Nord America, con il 48% delle aziende rappresentate con oltre 1.000 dipendenti. I ruoli dei rispondenti al sondaggio andavano dai dirigenti ai manager delle vendite, del marketing e delle comunicazioni, delle strutture e della gestione dei progetti, e altri funzionari amministrativi. Qui il link

Intervistiamo Gloria De Masi Gervais, Communications Manager di Stantec, su questi argomenti e in particolare sull’innovativo strumento Smafely (smart + safely), sviluppato in partnership con Dilium, che è in grado di calcolare, in base a dati reali e puntuali, i principali benefici dello smart working per la salute e sicurezza personale e per la tutela dell’ambiente.

Intervista a Gloria De Masi Gervais

• Com’è nata l’idea di una soluzione che possa misurare lo smart working?

Siamo una società di progettazione e consulenza, molti dei nostri collaboratori sono ingegneri o comunque laureati in materie scientifiche e appassionati di sostenibilità, probabilmente per questo ci è venuto spontaneo cercare una soluzione per misurare i benefici che stavamo registrando con lo smart working, anzitutto su di noi. In Stantec abbiamo iniziato a sperimentare lo smart working nel 2008, potenziandolo intorno al 2016, quando abbiamo creato un gruppo di lavoro multidisciplinare al nostro interno, l’Osservatorio per lo Smart Working, che si è posto l’obiettivo di dare un approccio più strutturato a questa modalità di lavoro e coglierne tutte le opportunità per l’azienda e i dipendenti. All’interno dell’Osservatorio e nel 2017 è nato Smafely (Smart + Safely), un software ad uso interno, inizialmente volto misurare alcuni indicatori per noi fondamentali: il risparmio di emissioni inquinanti, tempo, denaro e distanza, ottenuti con il mancato spostamento casa-lavoro, oltre che alcuni indicatori legati alle condizioni di salute e sicurezza dei lavoratori. Più di recente, nel 2019, con la collaborazione con la startup innovativa Dilium, abbiamo implementato una versione web di questo software che proponiamo anche ad altre aziende.

• Nel periodo di blocco avete registrato dei numeri considerevoli in termini di risparmio e tutela dell’ambiente?

Durante il lockdown dovuto all’emergenza sanitaria da Covid 19, con l’aumento del numero di persone in smart working e dei giorni dedicati a questa modalità lavorativa, c’è stata chiaramente un’impennata nei risparmi registrati. Un dato su tutti: nel solo mese di aprile 2020 (ma lo stesso vale per marzo) abbiamo risparmiato la quantità di CO₂ (15 tonnellate) che nel 2019 abbiamo risparmiato in circa 9 mesi. Se consideriamo i mesi di marzo e aprile 2020, in pratica, abbiamo risparmiato una quantità di CO₂ che in tempi normali avremmo risparmiato approssimativamente in un anno e mezzo.

• E’ possibile misurare anche i benefici per lavoratori e impresa?

Certamente, i KPI di Smafely permettono di misurare quanto tempo, denaro e distanza in km ogni lavoratore risparmia nel momento in cui chiede o decide di lavorare in un luogo diverso dall’ufficio e, comunque, di non percorrere il tratto di lavoro casa-ufficio. In tal modo, risparmiando anche emissioni inquinanti, il vantaggio ricade anche sull’ambiente e sulla comunità.

Per quanto riguarda l’impresa, grazie ai dati raccolti ed elaborati con Smafely, è possibile calcolare alcuni risparmi per l’azienda, ad esempio il carburante delle auto aziendali, oppure i costi d’affitto in caso di riduzione degli spazi occupati.

Inoltre, attraverso un suo specifico modulo, Smafely permette di chiedere un feedback ai dipendenti sulla loro esperienza di smart working, su come hanno impiegato il tempo risparmiato, su quanto sono stati produttivi, su quanto hanno ridotto il loro livello di stress, e così via. Anche questo è un modo per misurare i benefici dello smart working sia per la persona che per l’azienda.

Infine, il tempo ed il denaro risparmiati dall’azienda possono essere re-investiti, come nel nostro caso, in attività ed iniziative mirate ad aumentare la competitività dell’azienda.

• Su che tipo di algoritmi si basa?

Smafely è basato su un algoritmo che calcola la massa di ben sette composti (N2O, NOx, CO, CO2, COV, PM2.5 e PM10) da considerare come fattori di inquinamento evitato indirettamente mediante una giornata di Smart Working (non percorro il tratto casa-lavoro), assieme ai fattori personali e aziendali di risparmio economico e di tempo.

L’algoritmo si avvale nel calcolo di dati provenienti da Google Maps (tramite API di Google), per la computazione predittiva del percorso che il dipendente effettuerebbe, in grado di rendere il processo di calcolo indipendente dagli utenti, oltre che automatico.

Il software inoltre si avvale di alcune funzionalità per discretizzare il parco veicoli in maniera tale che l’algoritmo predisposto per il calcolo delle emissioni risparmiate si appoggi su un livello di granularità importante, in grado di prendere in ingresso parametri veicolo/carburante/classi Euro specifici.

Inoltre, a corredo del software, sono state implementate funzionalità di “push notification”, ovvero notifiche automatiche inviate dal sistema all’utente, impostate per agire come “messaggi di cortesia”, al fine di ridurre la “distanza” fra l’azienda e il dipendente che lavora da remoto, campionarne la risposta e cercare pertanto di “fare compagnia” al medesimo, anche ricordandogli di fare delle pause, bere un bicchiere d’acqua, e messaggi similmente impostabili in contenuto e frequenza di notifica.

• Voi lavorate, come azienda, da tempo in smart working. Ritenete che possa rappresentare un nuovo modello organizzativo?

Stantec crede profondamente nello smart working e ne ha fatto un modello organizzativo di successo, pertanto siamo orgogliosi e desiderosi di promuoverlo presso altre aziende italiane. La nostra esperienza ci dice che lo smart working conviene a tutti, quindi anche alle aziende che necessariamente devono mantenere la propria competitività e puntare al successo. Le aziende che applicano lo smart working come modalità organizzativa flessibile basata sulla fiducia e sull’autonomia, sono più resilienti nei confronti dei cambiamenti e delle crisi, attirano i migliori talenti, soprattutto più giovani, garantiscono pari opportunità, riducono i livelli di stress lavoro correlato, risparmiano su alcuni costi (es. affitto), riducono i livelli di turn over del personale e aumentano la propria produttività. L’emergenza sanitaria del Covid-19 ci ha solo confermato quanto per noi era già chiaro: la produttività si basa sulla capacità di lavorare per obiettivi e non sul numero di ore passate in ufficio, sotto gli occhi di un capo diffidente. Ci ha anche dimostrato che in un’azienda dove vige la cultura della fiducia e della responsabilità personale, i collaboratori sono i primi a dare il massimo perché l’organizzazione continui a funzionare con efficienza.

Siamo convinti che noi stessi abbiamo affrontato la crisi sanitaria ed economica correlata a testa alta anche grazie allo smart working. Non solo, crediamo che lo smart working post-pandemia, basato su un buon bilanciamento tra giorni in ufficio e giorni di lavoro da remoto possa essere un volano per la ripartenza e il rilancio della nostra economia, delle nostre città e della nostra società. Non essere costretti a sprecare tempo prezioso nel traffico o sui mezzi tutti i giorni, vuol dire re-impiegare il tempo e anche il denaro in nuove attività che spesso saranno decentrate (favorendo, ad es. l’economia di vicinato) e che probabilmente il lavoratore non avrebbe potuto svolgere prima (es. andare in palestra). Questo richiederà un ripensamento dei centri urbani e della mobilità, ma per ogni cambiamento ci vuole visione e coraggio da parte di chi la governa.

• Come potrebbe essere regolamentato il lavoro agile secondo Stantec?

In conformità con la legge 81 del 2017, in Stantec abbiamo firmato un accordo con i nostri collaboratori accompagnato da un Regolamento interno elaborato dal nostro Osservatorio e basato anche sui feedback dei dipendenti. Troviamo importante che ci sia un regolamento interno che dia delle linee guida, ad esempio, su come esercitare il diritto alla disconnessione e su come applicare le principali norme di salute e sicurezza. In generale, però, non dobbiamo dimenticare che lo smart working si fonda su una cultura della flessibilità, per cui noi abbiamo scelto di fornire una fascia oraria giornaliera molto ampia da dedicare al lavoro in base alle proprie esigenze, mentre riteniamo abbia poco senso costringere il lavoratore ad attenersi ad orari rigidi come dalle 9 alle 18. Il tutto, deve però essere condiviso all’interno del proprio team di lavoro per mantenere l’efficacia lavorativa. Abbiamo anche scelto di non definire dei giorni prefissati in cui fare smart working, ma lasciare che ogni dipendente lo decidesse con il proprio team, in base alle esigenze del momento.

Da un punto di vista più ampio, riteniamo che prima di regolamentare o applicare lo smart working, ogni azienda debba intraprendere un percorso di cambiamento e accompagnamento culturale profondo in cui la direzione creda e sia pronta a dare l’esempio. Lo stesso vale per il legislatore, che a nostro parere, passato lo stato di emergenza, dovrebbe intervenire senza fare passi indietro rispetto alla flessibilità concessa ad oggi alle aziende.