Permessi 104: beneficiari, regole e 10 ore extra dal 2026 per visite, esami e terapie

Novità sui permessi 104 extra

Dal 1° gennaio 2026 entra in vigore un ampliamento delle tutele per i lavoratori dipendenti che necessitano di visite, esami o cure: la disciplina introduce dieci ore annue aggiuntive di permesso retribuito, da utilizzare su base oraria. La circolare INPS n. 152 del 19 dicembre 2025 precisa le modalità applicative dell’articolo 2 della legge 18 luglio 2025, n. 106, definendo destinatari, modalità di fruizione, documentazione richiesta e le procedure amministrative per il corretto trattamento contributivo e retributivo. Il provvedimento mira a integrare le protezioni esistenti, offrendo flessibilità e chiarezza operativa a lavoratori e datori di lavoro.

Indice dei Contenuti:

La novità principale consiste nell’introduzione di un monte-orario aggiuntivo di dieci ore annue, utilizzabili in frazioni orarie per prestazioni sanitarie. Questo strumento è pensato per evitare l’obbligo di consumare intere giornate di permesso quando l’appuntamento richiede poche ore, favorendo un equilibrio concreto tra esigenze terapeutiche e attività lavorativa. La fruizione oraria rende il beneficio più aderente alla realtà degli appuntamenti clinici, consentendo una gestione più precisa delle assenze.

L’INPS ha ricondotto l’applicazione a regole operative chiare: viene definito il perimetro dei beneficiari, i documenti probatori delle prestazioni effettuate e le regole per la corresponsione dell’indennità nel settore privato. La circolare introduce inoltre codifiche tecniche per la dichiarazione delle ore nel flusso Uniemens, con l’obiettivo di evitare errori nelle comunicazioni contributive e di semplificare il recupero degli importi anticipati dal datore di lavoro.

La misura non è estensiva a tutte le categorie: restano esclusi, in via esplicita, i lavoratori autonomi e gli iscritti alla Gestione separata. Questa scelta rimarca la finalità di intervento su situazioni di lavoro subordinato, pubblico e privato, e sulla necessità di omogeneità gestionale nelle procedure di rilevazione e rimborso delle indennità.

Impatto operativo per imprese e amministrazioni: la novità impone l’adeguamento delle procedure interne di gestione presenze, della documentazione a supporto delle assenze e delle scritture contabili. Le aziende dovranno recepire i codici previsti dall’INPS e aggiornare i processi di conguaglio contributivo per recuperare le somme anticipate in busta paga. La circolare prevede anche un monitoraggio della spesa, in coerenza con i vincoli finanziari previsti dalla legge, per garantire la sostenibilità dell’istituto nel tempo.

FAQ

• Chi può usufruire delle dieci ore aggiuntive?
  Dipendenti pubblici e privati che necessitano di visite, esami o cure legate a patologie previste dalla normativa, nelle condizioni indicate dalla circolare INPS.
• Le ore sono utilizzabili in modo frazionato?
  Sì, le dieci ore sono fruibili su base oraria per adeguarsi alla durata effettiva delle prestazioni sanitarie.
• Chi antici pa il pagamento dell’indennità nel privato?
  Il datore di lavoro anticipa l’indennità in busta paga e poi recupera le somme tramite conguaglio contributivo secondo le istruzioni INPS.
• Gli autonomi possono accedere a questi permessi?
  No, la circolare esclude esplicitamente i lavoratori autonomi e gli iscritti alla Gestione separata.
• Quali adempimenti sono richiesti alle aziende?
  Adeguamento del sistema presenze, utilizzo dei codici Uniemens previsti, gestione dei conguagli e registrazioni contabili per la contribuzione figurativa.
• Esiste un controllo sulla spesa pubblica relativa ai permessi?
  Sì, l’INPS prevede un monitoraggio periodico della spesa per garantire il rispetto dei limiti finanziari stabiliti dalla legge.

A chi spettano i permessi 104 extra

I permessi 104 extra si rivolgono esclusivamente ai lavoratori dipendenti del settore pubblico e privato che versano in specifiche condizioni cliniche o assistenziali riconosciute dalla normativa. Possono beneficiarne i lavoratori affetti da patologie oncologiche in fase attiva, coloro che si trovano in una fase di follow-up precoce dopo un trattamento oncologico e i soggetti con patologie invalidanti o croniche — comprese le malattie rare — purché sia attestata un’invalidità pari o superiore al 74%. In questi casi la legge estende il diritto a dieci ore annue aggiuntive, fruibili su base oraria per visite, esami e cure.

La tutela è altresì riconosciuta al genitore di un figlio minorenne che presenti le medesime condizioni cliniche. L’accesso al beneficio da parte di un genitore non è subordinato all’eventuale utilizzo di permessi da parte dell’altro genitore: il diritto è individuale e non si compensa con le scelte dell’altro genitore. Questa previsione assicura la possibilità di conciliare le esigenze terapeutiche del minore con l’attività lavorativa del genitore richiedente.

Sono esclusi dal beneficio i lavoratori autonomi e gli iscritti alla Gestione separata; la circolare INPS chiarisce senza ambiguità che la disciplina opera soltanto nei rapporti di lavoro subordinato. Per i lavoratori pubblici e privati, invece, la fruizione è subordinata alla dimostrazione dei requisiti sanitari previsti e alla documentazione che attesti le prestazioni mediche effettuate, secondo le modalità indicate dall’INPS.

Durata, meccanismi di fruizione e indennità

Le nuove dieci ore annue possono essere utilizzate esclusivamente su base oraria per visite, esami e cure riconducibili alle condizioni previste dalla norma. L’articolazione oraria consente al lavoratore di modulare l’assenza in funzione della reale durata dell’appuntamento medico, evitando la necessità di rinunciare a giornate intere di lavoro. Il monte-orario è annuale e non è cumulabile oltre i limiti stabiliti; eventuali ore non fruite nel corso dell’anno di riferimento si perdono, salvo diversa disposizione contrattuale o normativa specifica.

La fruizione deve essere documentata: il lavoratore è tenuto a fornire prova delle prestazioni effettuate, mediante certificazione rilasciata dalla struttura sanitaria o documentazione equivalente che attesti data, ora e natura dell’intervento. La circolare INPS richiede che la documentazione sia conservata e resa disponibile su richiesta del datore di lavoro o degli organi di controllo per la verifica della legittimità della fruizione.

Modalità di richiesta e comunicazione prevedono che il dipendente comunichi preventivamente al datore di lavoro l’intenzione di utilizzare le ore, indicando l’orario e la durata presunta dell’assenza. In situazioni di urgenza o impossibilità di preavviso, la comunicazione può avvenire con tempestività successiva, accompagnata dalla documentazione probatoria. Le aziende devono recepire queste informazioni nel sistema presenze e conteggiare le ore ai fini del conguaglio contributivo.

Calcolo dell’indennità nel settore privato si effettua con la percentuale prevista: l’indennità è pari al 66,66% della retribuzione media globale giornaliera, rapportata alle ore effettivamente assenti. Il datore di lavoro provvede all’anticipazione dell’importo in busta paga per le ore fruite e successivamente effettua il recupero tramite conguaglio contributivo utilizzando i codici previsti dalla circolare.

Limiti e compatibilità delle ore aggiuntive non pregiudicano l’applicazione contemporanea di altri istituti previsti dalla normativa o dalla contrattazione collettiva; tuttavia la somma delle ore deve rispettare i vincoli di legge e le eventuali regolamentazioni aziendali. L’INPS sottolinea che l’uso delle ore è strettamente funzionale a prestazioni sanitarie effettivamente erogate: abusi o dichiarazioni non corrispondenti alla realtà possono determinare recuperi e sanzioni amministrative.

Regime per i part-time e per le frazioni orarie: l’ammontare dell’indennità si calcola in proporzione all’orario di lavoro e alle ore effettive di assenza; per i rapporti part-time la misura di indennizzo terrà conto dell’orario contrattuale e della retribuzione proporzionata. Le aziende devono predisporre i meccanismi di calcolo adeguati per garantire la corretta liquidazione e il recupero delle somme anticipate.

FAQ

• Come si documentano le ore fruite?
  Attraverso certificazioni rilasciate dalla struttura sanitaria o documenti equivalenti che attestino data, ora e tipologia della prestazione.
• Le ore non utilizzate si trasferiscono all’anno successivo?
  No, salvo diversa previsione normativa o contrattuale, le ore non fruite nell’anno di competenza si perdono.
• È necessario preavvisare il datore di lavoro?
  Sì, la comunicazione preventiva è richiesta; in caso di urgenza è ammessa la segnalazione successiva con documentazione giustificativa.
• Come si calcola l’indennità nel privato?
  Si applica il 66,66% della retribuzione media globale giornaliera, riproporzionata alle ore di assenza effettive.
• Le ore possono essere utilizzate in più frazioni nello stesso giorno?
  Sì, le ore sono fruibili in frazioni orarie, compatibilmente con le esigenze organizzative aziendali e la documentazione delle prestazioni.
• Cosa succede in caso di uso improprio delle ore?
  Potrebbero essere disposti recuperi delle somme e attivate verifiche amministrative; l’INPS e il datore di lavoro possono richiedere chiarimenti e documentazione integrativa.

Obblighi delle aziende e procedure contributive

Le aziende e le amministrazioni devono aggiornare procedure interne, sistemi paghe e flussi telematici per recepire correttamente la nuova disciplina e garantire la tracciabilità delle ore fruite. La circolare INPS introduce codifiche specifiche da utilizzare nel flusso Uniemens: il nuovo codice evento “PCM” per segnalare le ore di permesso e il codice di conguaglio “0060” per il recupero degli importi anticipati. È imprescindibile che i servizi del personale adeguino i software gestionali per trasmettere tali informazioni senza incongruenze, evitando scarti o ritardi nelle denunce contributive.

Registrazione delle presenze e documentazione richiedono rigore operativo: le imprese devono conservare la documentazione probatoria delle prestazioni sanitarie — appuntamenti, ricevute o certificazioni emesse dalle strutture — ed inserirne evidenza nel fascicolo personale. I registri delle presenze devono riportare con precisione le frazioni orarie utilizzate, in modo da consentire verifiche puntuali e la corretta contabilizzazione delle ore ai fini retributivi e contributivi.

Conguaglio e anticipazione dell’indennità seguono un iter unitario: il datore di lavoro anticipa in busta paga l’indennità dovuta al lavoratore e poi recupera l’importo mediante le procedure di conguaglio indicate dall’INPS, avvalendosi del codice “0060”. Le aziende devono predisporre le scritture contabili necessarie per registrare l’anticipazione e il successivo recupero, assicurando trasparenza nelle scritture e coerenza tra cedolini e flussi contributivi.

Contribuzione figurativa e oneri comportano l’iscrizione delle ore indennizzate a fini previdenziali, attraverso la contribuzione figurativa prevista dalla normativa. Le imprese sono tenute ad applicare le voci di contribuzione corrette nel flusso Uniemens, in modo che i periodi siano valorizzati ai fini pensionistici. La circolare fornisce indicazioni sulla natura contabile degli oneri e sulle modalità per evitare duplicazioni o omissioni nella dichiarazione contributiva.

Controlli e responsabilità aziendali implicano obblighi di verifica: il datore di lavoro è responsabile della correttezza delle informazioni trasmesse e della conservazione della documentazione a supporto. In caso di contestazioni o ispezioni, l’azienda deve poter esibire gli elementi che giustificano le assenze e la corresponsione delle indennità. Errori nella compilazione del flusso o mancanze documentali possono comportare ritardi nei rimborsi e responsabilità amministrative.

Procedure operative per gestire le richieste vanno definite e formalizzate: politiche interne per la comunicazione preventiva del dipendente, modalità di acquisizione delle certificazioni sanitarie, tempistiche per l’elaborazione delle buste paga e per l’invio del flusso Uniemens. È consigliabile predisporre istruzioni operative rivolte a uffici del personale e responsabili HR affinché l’applicazione dei codici e dei conguagli avvenga con uniformità e senza impatti negativi sui cicli retributivi.

Monitoraggio della spesa e reporting aziendale: le imprese devono prevedere l’inclusione delle voci relative ai permessi 104 extra nei report di costo del lavoro per consentire il controllo interno e la verifica dell’impatto economico. Le amministrazioni dovranno altresì cooperare, su richiesta, con l’INPS per fornire dati utili al monitoraggio della spesa previsto dalla legge, contribuendo a garantire la sostenibilità dell’istituto nel medio periodo.

FAQ

• Quali codici Uniemens devono usare le aziende?
  Devono utilizzare il codice evento “PCM” per le ore di permesso e il codice di conguaglio “0060” per il recupero degli importi anticipati.
• Cosa deve essere conservato in azienda a supporto delle assenze?
  Documentazione delle prestazioni sanitarie, evidenza delle comunicazioni al datore di lavoro e registrazioni delle presenze con le frazioni orarie utilizzate.
• Chi anticipa l’indennità e come avviene il recupero?
  Il datore di lavoro anticipa in busta paga e recupera l’importo tramite conguaglio contributivo indicato dalla circolare INPS.
• Le ore indennizzate concorrono alla contribuzione previdenziale?
  Sì, vanno correttamente segnalate per la contribuzione figurativa tramite il flusso Uniemens.
• Cosa succede in caso di errori nelle denunce contributive?
  Errori possono determinare scarti, ritardi nei rimborsi e potenziali responsabilità amministrative per il datore di lavoro.
• È necessario aggiornare i sistemi paghe?
  Sì, è obbligatorio adeguare i gestionali per trasmettere i nuovi codici e per assicurare la corretta contabilizzazione e il conguaglio degli importi.