Risparmiare sulle telefonate con la guida tecnica all’implementazione del VOIP in azienda

Ottimizzare le comunicazioni riducendo i costi ormai è un’altro degli obiettivi delle PMI che vogliono essere competitive.

Da qualche tempo sentiamo parlare di chiamate VOIP e della loro convenienza. Ma come sta cambiando il nostro mondo, cosa è  il Voice Over IP? E’ vero che costa meno delle normali chiamate su rete urbana ed offre maggiore sicurezza? Grazie alla tecnologia Voip per le PMI le informazioni viaggiano più rapidamente con una notevole diminuzione dei costi di comunicazione.

Il Voip ossia  “Voice over IP” è la “nuova tecnologia” (attestata da anni) in grado di trasmettere il segnale della voce su rete dati utilizzando il protocollo Internet.  Il VoIP consente una comunicazione audio-video real-time, (es. videoconferenza, videochiamata). La tecnologia VoIP non è una novità in quanto già da diversi anni era possibile utilizzare tecniche di compressione della voce e trasmissione su rete IP. Vi è stato sempre piu’ il consolidamento della tecnologia VoIP assicurando la qualità del servizio e lo sviluppo della banda larga entrando in modo dirompente nelle aziende e nelle case di moltissime  persone.

La tecnologia Voip si sta affermando velocemente tra i clienti business, come un sistema telefonico di qualità ed integrato alla rete aziendale. Le aziende grandi sono più propense ad adottare soluzioni strutturate e piu’ avanzate, mentre le Pmi tendono a privilegiare soluzioni integrate di facile gestione e a costi contenuti. Piu’ e’ complessa l’esigenza dell’azienda, piu’ ci sono sedi che parlano tra di loro e devono interconnettersi, piu’ il voip e’ la soluzione ideale per ottimizzare la produttivita’ dell’ azienda.

La prima considerazione da fare e’ che si deve abbandonare la vecchia mentalita’. Uno di questi, tra i piu’ vecchi, e’ il limite dato dal cavo telefonico. I contratti ADSL quasi sempre si portano dietro una linea telefonica (che i provider ci dicono essere voip), e un numero fisico. Il che ci leghera’ in maniera inscindibile al provider che ci eroga la connettivita’. Quando decideremo di cambiare ufficio, o peggio ancora, provider ci tocchera’ chiedere la portabilita’ del numero, trasferirne la residenza o il contratto, aspettare che lo migrino, lo attivino e ce lo facciano funzionare. Giorni di lavoro persi al telefono con call cente.

Ecco, il VOIP permette di dimenticarsi di tutto cio’, e di dimenticarsi di problemi connessi come l’assenza di corrente. Si, perche’ se il nostro numero telefonico e’ connesso localmente qualsiasi stato di black out (sia elettrico, caso piu’ raro, che di Rete) porta alla completa perdita del flusso dati telefonico. Avendo attivato on-line numerazioni voip, all’opposto, possiamo fare in modo che se la nostra rete e’ spenta il nostro numero telefonico squilli lo stesso, entri i funzione la segreteria e ci arrivi via mp3 il relativo file del messaggio lasciato dal nostro cliente. Piu’ e’ complessa la nostra esigenza, piu’ sedi che parlano spesso con numeri urbani o tra di loro devo interconnettere, piu’ il voip e’ la soluzione idale per ottimizzare la produttivita’ della mia azienda.

A questo punto dovremo decidere di quale soluzione VIOP dotarci, tenendo presente che anche il vecchio centralino locale (installato in sala server) possiamo scegliere se metterlo, magari su un Server Linux dedicato, o spostarlo on-line, optando per un sistema 2.0. Se necessitiamo di piu’ interni, di un instradatore vocale di chiamata (IVR), o di funzionalita’ di collaborazione (videochiamate con piu’ diffusi sistemi di videoconferenza sul mercato) Avaya Flare, installabile anche in Cloud, e’ la soluzione ideale. Se abbiamo esigenze piu’ ridotte siti come Messagenet o NGI Squillo offrono numerazioni singole, prive di centralino indipendenti. In questi casi e’ importante controllare bene i piani tariffari proposti, scegliendo quello piu’ adatto alle proprie esigenze. Stesso discorso per le numerazioni Skype, che passano dal sistema standard (singolo utente) alla piattafoma business multi utente e con la gestione integrata del credito ad ogni utilizzatore. Tutte queste soluzioni, tramite un client, possono interfacciarsi ad un device come un table o uno smartphone Android a basso costo.

Lato smartphone, una volta decisa l’infrastruttura di erogazione piu’ consona, possiamo passare dalla soluzione standard Skype, a 3CXPhone, anche questo gratuito ma interfacciabile a sistema VOIP basati su SIP che su altri standard, comprendenti i piu’ noti provider VOIP (come Messagenet) presenti sul mercato. La sua gratuita’, nonche la non ‘blindatura’ con solo un provider, ne fa la soluzione ideale per passare a costo zero al VOIP, scagliendo quale server o provider utilizzare e semplicemente configurando adeguatamente il client.

Questo e’  di sicuro il client che vi consiglio, possedendo una architettura VOIP o locale o remota, o se si decide di attivare un abbonamento con uno small provider. Se si preferisce essere ‘indipendenti’ e pagare solo le chiamate (o, eventualmente, chiamare in totale anonimato) possiamo installare WICall, completamente basato su soluzioni Open e con il miglior costo chiamate esistente attualmente sul mercato, oppure 007 Voip Chiamate Anonime, che permette di abilitare utenze locali internazionali e propone buone tarriffe.

Non e’ fantascienza, e’ non e’ cosi’ complicato da gestire, esistono soluzioni semplici e scalabili tanto da poter trasformare il nostro smartphone in un interno telefonico di un centralino in grado, tramite la rete wifi, di chiamare gratuitamente i telefoni urbani d’Italia, e a basso costo quelli internazionali o mobili. Il concetto e’ semplice: la chiamata urbana parte da noi, ‘entra’ in rete, raggiunge lo snodo piu’ vicino alla destinazione, e si interfaccia ai normali sistemi telefonici eliminando il concetto di interurbana. Stesso discorso per lo scatto alla risposta, non piu’ presente e previsto nel VOIP. Questa soluzione sta creando un mercato nuovo, quello dei provider virtuali, che senza necessita’ di rete fisica possono puntare alla massima ottimizzazione dei costi ed alla concorrenza, concentrandosi sullo smistamento e la gestione delle chiamate e dei servizi, tra i quali la continuita’.

Il VoIP nelle imprese italiane è una realtà affermata. La crescente adozione del VoIP è dovuta a due motivazioni principali: la riduzione dei costi di comunicazione e  l’introduzione in azienda di soluzioni finalizzate a sviluppare innovazioni organizzative, in questo caso orientate ad un nuovo modo di comunicare. Il VoIP è la tecnologia base per realizzare nuovi servizi e applicazioni, nonché opportunità di efficienza e risparmio.

I vantaggi dell’adozione del Voip:

– completa integrazione con il mondo Internet, un solo server può gestire l’intero sistema di sedi e filiali remote, inoltre server ridondati possono entrare in funzione in caso di indisponibilità del server principale;

– vasta gamma di servizi legati alla tecnologia IP con soluzioni molto flessibili (trasferta su linea esterna, deviazione di chiamata su linea esterna, numeri brevi, servizio Giorno/Notte, documentazione dei costi telefonici, messaggi e musica di attesa professionali, segreteria telefonica e Caselle Vocali (Voice mail);

– minori costi dell’infrastruttura

– l’implementazione di future opzioni non richiederà la sostituzione dell’hardware

– costi più contenuti per le PMI

– tecnologia affidabile e consolidata

Il suggerimento migliore  è quello di avere un approccio graduale al VoIP contattando il proprio amministratore di rete o consulente di fiducia per chiarire bene le aspettative e le esigenze,  quindi far realizzare un progetto VoIP ben definito, calcolando il ritorno dell’investimento e la riduzione dei costi effettivi. Al fine di ottenere il massimo vantaggio dall’adozione di questa soluzione.

Adesso anche per voi il VOIP non ha piu’ segreti, scegliete la vostra architettura, il vostro provider ed iniziate a risparmiare sulla telefonia.