Delegare o non delegare? Questa è la domanda…

Qual è la risposta giusta per la vostra organizzazione?

Vi è una crescente tendenza verso l’outsourcing degli acquisti, ma molte aziende ancora optano per il metodo fai da te, nella convinzione che sarà più conveniente mantenere la funzione “in casa”. Se questo vi suona familiare, ecco cosa è necessario considerare in una determinata categoria di spesa .

Qual è la tua situazione attuale ?

Sembra scontato, ma conoscete realmente esattamente ciò che la vostra organizzazione sta comprando?  Il controllo di gestione vi darà una visione d’insieme, ma quando è stata l’ultima volta che qualcuno ha fatto un’analisi puntuale per ogni singolo articolo? Inoltre se quest’analisi viene anche leggermente sbagliata non sarà mai in grado di fornirvi un benchmark corretto, e siete battuti prima di iniziare.

Quanto stanno pagando i vostri concorrenti?

Anche se avete dei riferimenti corretti, avete sufficienti conoscenze della categoria di costo per conoscere il ‘ miglior prezzo ‘ di mercato ? In caso contrario, potreste trovare interessanti risparmi ma pagare ancora di più.

Avete competenze specifiche in tutte le categorie di costo?

Ad esempio, può sembrare logico chiedere all’ I.T. manager di acquistare delle fotocopiatrici, ma se lui / lei non ha una formazione specifica su questo mercato si mancheranno inevitabilmente delle opportunità e delle possibilità di risparmio saranno perdute. Anche gli esperti generalisti degli acquisti possono essere tratti in inganno da alcune clausole nei contratti, generando migliaia di euro di costi imprevisti per tutta la durata degli stessi .

Quali fornitori dovrebbero essere inclusi in una richiesta di offerta?

Anche in un’area importante di costo, è raro per le organizzazioni effettuare delle gare più di una volta ogni due anni. Siete aggiornati con le tendenze del mercato e fornitori per assicurarvi di selezionare i fornitori giusti nella vostra richiesta di offerta?

Come farete a garantire che i risparmi siano sostenibili?

Un recente sondaggio KPMG ha rilevato che fino al 25% delle spese possono essere sostenute con voci fuori – contratto,  un’altra survey di Office Depot e Supply Management Magazine ha rivelato che un terzo degli intervistati non conosceva il livello di dispersione degli acquisti fuori contratto nella loro organizzazione. Se si vuole garantire che i vostri risparmi non vengano erosi da acquisti non controllabili o il margine venga eroso dall’aumentare dei prezzi, allora si rende necessario controllare accuratamente e regolarmente tutti gli acquisti per tutta la durata del contratto .

Come pensate di gestire le relazioni con i fornitori?

La tradizionale riduzione dei costi spesso determina che i fornitori si sentano offesi e cerchino dei modi per aumentare i loro prezzi, inoltre il rapporto viene spesso compromesso. Il Procurement deve essere visto come una funzione strategica e i fornitori come partner. Avrete bisogno di dedicare molto tempo ed energie alla costruzione di questo tipo di rapporto di fiducia con i migliori fornitori.

Che cosa è necessario fare per farlo bene?

La verità è che la costruzione di un team di esperti in grado di coprire anche il 50 % delle voci di acquisto sarebbe quasi certamente proibitivo, e potrebbe tradursi in costi fissi molto elevati, l’opposto dell’obiettivo iniziale! Può sembrare conveniente utilizzare il personale non specializzato per tentare di tagliare i costi, ma questo troppo spesso porta a risultati disastrosi, di solito sotto forma di risparmi mancati per anni, oltre cha a fornitori infelici.

Se credi che per gestire internamente tutti gli acquisti hai il tempo, le competenze e le risorse per superare tutte le sfide sopra delineate, l’esternalizzazione degli acquisti non è per voi. Se invece si preferisce cogliere questa opportunità, contattate il partner Expense Reduction Analysts più vicino e scoprite cosa potremmo fare per voi.