Come la Pandemia COVID-19 ha stimolato le imprese a migliorare la loro organizzazione lavorativa

Probabilmente ogni azienda in tutto il mondo è stata gravemente colpita dall’epidemia COVID-19. Le organizzazioni stanno lottando per rispondere rapidamente alle sfide della salute e del benessere dei dipendenti alle catene di fornitura interrotte per spostare i modelli di consumo verso i canali digitali.

Per le organizzazioni bloccate nella pandemia di COVID-19, la tecnologia è arrivata come un colpo di penicillina, consentendo loro di mantenere la continuità aziendale e ridurre l’impatto sui ricavi futuri. In futuro, quelle organizzazioni che spostano gli investimenti verso tecnologie avanzate non solo mitigheranno l’impatto a lungo termine dell’attuale pandemia, ma garantiranno anche operazioni ininterrotte durante qualsiasi crisi.

In futuro, le organizzazioni dovrebbero concentrarsi sulle seguenti quattro aree chiave per immunizzarsi e navigare attraverso tali interruzioni:

Abbraccia il digitale

La crisi COVID-19 è un campanello d’allarme per le organizzazioni che hanno differito gli investimenti digitali rispetto alle operazioni principali. Le organizzazioni hanno ora capito che il digitale deve essere parte integrante e incorporato nelle loro operazioni principali.

Ciò è dimostrato dal fatto che da un lato le organizzazioni stanno lottando con la disponibilità di personale di call center limitato per supportare le loro operazioni, mentre dall’altro le organizzazioni esperte di digitale hanno sfruttato il potere di strumenti self-service, app mobili, artificiali chatbot di intelligence e social media per tenersi a galla in questo momento di crisi.

Queste organizzazioni esperte di tecnologia digitale supportate dai loro punti di forza tecnologici stanno usando l’attuale crisi per aumentare la loro base di clienti e creare un vantaggio competitivo.

Ad esempio, anche nell’attuale crisi, Fincare Small Finance Bank ha utilizzato con successo i robot per incrementare il business. L’uso dei robot è più che raddoppiato durante il blocco e ha permesso ai clienti di rimanere connessi in un momento in cui le linee del call center sono soffocate.

La banca utilizza Natural Language Processing (NLP) e funzionalità avanzate di machine learning per trasformare il sistema bancario WhatsApp da un servizio basato su menu a un bot NLP multilingue. I clienti possono digitare testo libero in inglese, hindi e ‘hinglish’ e il bot fornisce servizi bancari sicuri e ininterrotti.

Preparati a lavorare da casa

Per la prima volta, stiamo incontrando la necessità di una massiccia forza lavoro operativa remota che richiederà lo sviluppo di una “strategia inclusiva sul posto di lavoro remoto”. Mentre le organizzazioni stanno abbracciando il “lavoro da casa”, stanno realizzando una serie di sfide legate alla mancanza di licenze VPN, strumenti di videoconferenza e scarsa larghezza di banda.

Le organizzazioni devono escogitare una chiara direzione tecnologica a partire dallo strumento di videoconferenza da utilizzare per garantire che i contratti con VPN e provider di rete soddisfino un aumento della domanda non pianificato a un prezzo pre-negoziato.

Poiché sempre più persone lavorerebbero da casa, le organizzazioni devono valutare criticamente i costi attuali dell’infrastruttura locale (scrivanie, server, desktop, larghezza di banda, ecc.)

Rispetto ai nuovi costi relativi al provisioning di nuovi laptop, modem 4G / 5G, maggiori requisiti di sicurezza e rimborso delle spese su Internet. Le organizzazioni con politiche IT già evolute in materia di telelavoro avranno un vantaggio.

Operazioni Cloudify

Durante l’attuale crisi COVID-19, le organizzazioni che erano già migrate sul cloud si sono rese conto di avere un enorme vantaggio competitivo. Il cloud ha fornito una soluzione immediata a due sfide chiave: scalabilità e sicurezza.

Il team IT interno potrebbe facilmente aumentare le risorse sul cloud per i sistemi in cui si è verificato un picco immediato come sito Web, call center, helpdesk, ecc. Inoltre, la sicurezza degli endpoint è gestita da provider basati su cloud che lasciano l’IT già sottile dipartimento per concentrarsi su altri aspetti.

Il gruppo MACIF, un importante fornitore francese di mutua assicurazione, è stato in grado di garantire la continuità aziendale e mantenere rapidamente un collegamento sicuro tra i suoi dipendenti con G Suite (suite di cloud computing di Google Cloud), già implementata con oltre 8.000 dipendenti.

Il personale del MACIF è passato da riunioni di persona a oltre 1.300 videoconferenze quotidiane e sale virtuali collaborative hanno facilitato il contatto e la reattività di persone importanti in un periodo inaspettato di avvio del lavoro remoto.

Utilizzando una piattaforma cloud (G Suite), la società di gioco coreana Netmarble è stata in grado di effettuare senza problemi la transizione dell’intera azienda al lavoro da casa. Sono stati in grado di utilizzare le videoconferenze (Google Meet), la collaborazione (tramite Google Documenti) e accedere a tutti i dati su Google Drive eliminando così la differenza di lavoro da casa o dall’ufficio.

Questa crisi ha stabilito il fatto che il cloud è una necessità e se non si è sul cloud, sarà estremamente difficile competere e sopravvivere in futuro.

Garantire un piano di continuità operativa globale

I piani BCP per molte organizzazioni sono obsoleti e spesso si concentrano sulla resilienza e sulla disponibilità delle applicazioni critiche e non sulla continuità aziendale totale. Gli studi dimostrano che circa il 40% delle aziende a livello globale non ha nemmeno il piano di comunicazione di crisi più elementare.

Di quelli che hanno tali piani, solo una terza serie di esercitazioni per simulare una potenziale crisi e molto spesso queste esercitazioni non sono altro che esercizi di spunta. In un caso recente, è stato suggerito a un’azienda manifatturiera globale che l’amministratore delegato parla in tempo reale ai suoi dipendenti attraverso un video per offrire supporto, compassione e aumentare la fiducia nel fatto che la società uscirà da questa crisi più forte.

Mentre il team IT si preparava a eseguire ciò, si resero presto conto che gli operai della fabbrica non avevano accesso ai computer in cui potevano vedere il video e quindi fu deciso di rimanere con e-mail e bacheca.

Ora è il momento di acquisire tali lezioni e costruire un BCP completo e impegnarsi a gestire scenari che simulino un vero disastro, con tutte le attrezzature, i materiali di consumo e il personale. I futuri piani BCP verrebbero costruiti attorno al potere e alle opportunità offerte dalla tecnologia e dai social media.

Conclusione

Anche se a volte, anche i preparativi migliori non sono sufficienti per una simile crisi, ciò che è certo è che le organizzazioni che intendono utilizzare la tecnologia in modo efficace saranno in una posizione migliore per rispondere in futuro.

L’enfasi sulla tecnologia non farà che aumentare e le organizzazioni dovranno allocare budget adeguati per essere all’avanguardia.