Se ne discute da oltre vent’anni e, sebbene le aziende abbiano ridotto il loro consumo di carta in ufficio grazie anche al crescente utilizzo di strumenti elettronici (tablets, smartphone, wireless, banda larga, computer portatili…), l’ufficio senza carta è ancora un obiettivo da raggiungere. Di Stefano Novarini – Partner Expense Reduction Analysts
In un momento di riduzione dei budget e di minori spese, vale la pena considerare l’opportunità di convertire l’area di lavoro in un luogo privo di supporti cartacei e di raccoglierne i molteplici vantaggi: economico, ambientale, di efficienza e sicurezza, non dimenticando il piacere di avere spazi di lavoro ordinati, liberi da vassoi pieni di carta e cestini traboccanti.
Godere dei nuovi benefici
Economico:
– Risparmio sui costi della carta (ovvio) ma anche su tutti i costi di cancelleria connessi quali cartelline, mobili (ad esempio, schedari), penne e matite, graffette, buste…
– Risparmio di spazio in ufficio/magazzino grazie alla memorizzazione elettronica, in un periodo in cui i costi degli spazi in ufficio possono essere molto elevati.
– Risparmio di tempo: recenti studi mostrano che il personale amministrativo arriva a spendere fino al 30% del suo tempo per organizzare l’archiviazione.
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Ambientale:
– Salviamo le foreste! Anche se l’80% di carta ora utilizzato è carta riciclata, ridurre il proprio consumo porterebbe comunque grandi benefici per l’ambiente.
– Qualunque tipo di carta e inchiostro utilizzato può essere riciclato. Si può provare a unire altre imprese locali per risparmiare sui costi di smaltimento dei rifiuti.
Efficienza:
– I documenti elettronici sono spesso molto più facili da recuperare e da condividere.
– La gestione del tempo è drasticamente tagliata: per il personale non è più necessario stampare e pubblicare ogni giorno decine di documenti, lettere, buste paga o fatture. Tutti questi documenti possono essere inviati e gestiti direttamente dal computer, con tempi di consegna più brevi e più affidabili.
– Modelli su misura: l’adozione di documenti digitali rende più facile standardizzare modelli e abitudini di lavoro all’interno dei diversi dipartimenti o filiali, sia locali sia internazionali.
– La pianificazione è più facile: le consegne, la corrispondenza… Tutto può essere automatizzato per essere inviato o archiviato in una certa data.
Sicurezza:
– Protezione tramite password e aree server dedicate per i servizi, permettono di mantenere “sicuri” i file privati, ove necessario.
– Un back-up giornaliero garantisce la pace mentale nel caso vi fossero problemi al computer o alla rete. In caso di un disastro digitale, infatti, ci saranno soltanto 24 ore di lavoro da recuperare. Molto meno degli anni da recuperare in caso di documenti cartacei smaltiti per errore o – caso estremo – bruciati durante un incendio.
La conversione in ufficio senza carta richiede una preparazione a lungo termine sia internamente sia esternamente.
Le aziende dovranno coinvolgere il personale e i partner esterni (fornitori, clienti… ) e prepararsi per organizzare i server in aree pertinenti con protezione tramite password, trovare un buon sistema di backup, scansione di documenti e archiviazione digitale, trovare un processo per nominare e archiviare i documenti in modo che possano essere facilmente recuperabili in futuro, creare database di gruppo e formare gli impiegati e i manager.
Per i manager potrebbe essere necessario investire in un sistema di gestione documentale per aiutare l’azienda con la transizione e facilitare l’acquisizione, indicizzazione, archiviazione, recupero, ricerca e accesso ai documenti.
Questa pianificazione e organizzazione metodologica può a prima vista sembrare eccessiva e richiedere molto tempo, in particolare quando il personale deve prima di tutto dedicarsi alla propria attività quotidiana. C’è sempre però la possibilità di delegare il compito a consulenti esterni che, grazie alla propria conoscenza ed esperienza, potranno consigliare soluzioni su misura che comprenderanno, eventualmente, i software e i processi organizzativi per l’azienda.
Stefano Novarini – Partner Expense Reduction Analysts
snovarini@expensereduction.com
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