Risparmiare sui costi del servizi insieme al miglioramento dei processi nel settore biomedicale

La sfida di Mediq, multinazione finlandese attiva nella fornitura di articoli sanitari e dispositivi medici , è stata quella di controllare i costi dei servizi degli uffici delle sedi operative in Finlandia.

Un processo inefficiente nella gestione degli acquisti ha ostacolato il controllo dei costi. Gli esperti di Expense Reduction Analysts hanno aiutato a specificare un nuovo processo ed hanno avviato il bando di gara tra i fornitori dei servizi.

Il più grande problema di Mediq Finlandia nel controllo dei costi degli uffici era una struttura di servizio inefficace nel quale la ripartizione dei compiti e delle responsabilità dei diversi fornitori dei servizi non era chiara. Di conseguenza, anche i costi mancavano di trasparenza ed erano difficili da valutare.

“I servizi locali per gli uffici sono chiaramente un aspetto non strategico del nostro business. Meno tempo e denaro vi dedichiamo, meglio è. Per cominciare, i nostri costi erano semplicemente troppo alti ed il lavoro amministrativo supplementare dedicato a dare un senso a questi costi, richiedeva troppo del nostro tempo. Ecco perché abbiamo chiamato Expense Reduction Analysts ad aiutarci”, dice il Chief Financial Officer di Mediq Finlandia, Kari Vuorenlehto.

Gli esperti di Expense Reduction Analysts,  Jyri Haapalahti e Jukka Aromaa, hanno analizzato i costi partendo da i capitolati, ed hanno aiutato Mediq a trovare il modello corretto di servizio e avviato le gare d’appalto tra i nuovi fornitori di servizi.

“Hanno iniziato raccogliendo i dati dei servizi in corso e hanno continuato analizzando attentamente tutti i costi, gli accordi e i livelli di servizio relativi ai servizi per gli uffici. Lo studio di questi specialisti della situazione attuale e l’avvio delle gare tra i fornitori, sono stati di grande valore per noi”, continua Vuorenlehto.

” La gara d’appalto è stata gestita molto professionalmente e in uno spirito del tutto positivo: anche i potenziali fornitori che hanno perso la gara hanno dato un feedback positivo sul processo”, spiega Vuorenlehto.

I nuovi contratti specificano chiaramente i servizi inclusi nell’accordo di base ed i servizi addizionali da ordinare separatamente. I costi sono ora sotto controllo attraverso un contratto di servizio chiaro ed una fatturazione trasparente. Inoltre, la capacità del nuovo fornitore di fornire servizi con personale proprio, ha ridotto i costi in modo significativo, in quanto la quantità di lavoro ordinata a terze parti è diminuita.

“Il progetto ha coperto parte dei costi di gruppo per un ammontare annuo di circa 225.000 euro, che comprendeva, per esempio, la pulizia, la gestione immobiliare, la gestione dei rifiuti, la sicurezza, i servizi di portineria ed i servizi igenici. In questi costi  abbiamo ottenuto un risparmio annuo di oltre il 23 per cento. Risparmi ancora più grandi sono stati raggiunti nei costi di manutenzione delle  proprietà” , dice Jyri Haapalahti di Expense Reduction Analysts.

Il periodo di monitoraggio di due anni assicura il risparmio
“I nostri obiettivi di risparmio sono stati superati, il  che è stata una sorpresa molto positiva, naturalmente. Ma anche così, ritengo che i maggiori vantaggi della nostra cooperazione siano stati la maggior trasparenza ottenuta e ed il monitoraggio condotto dagli specialisti di Expense Reduction, durante l quale il nuovo modello operativo sarà pienamente consolidato”, dice Vuorenlehto.

“La trasparenza operativa e il controllo svolgono un ruolo chiave nel garantire la qualità dei servizi ed il risparmio dei costi. Il modello operativo di Expense Reduction Analysts comprende un lungo periodo di monitoraggio durante il quale questi aspetti sono strettamente controllati”, dice Haapalahti.
Mediq è un produttore internazionale di prodotti farmaceutici, forniture sanitarie , dispositivi medici e servizi associati. La società opera in 15 paesi: Paesi Bassi, Polonia, Stati Uniti , Danimarca, Germania , Norvegia, Svezia, Finlandia, Ungheria, Svizzera, Belgio, Estonia, Lettonia, Lituania e Francia. Fondata nel 1899, la sede principale di Mediq si trova nei Paesi Bassi e la società ha circa 8.300 dipendenti. Le vendite nette nel 2012 sono state pari a 2,6 miliardi di euro .