Fringe benefit e spese di trasferta: chiarimenti dai Consulenti del Lavoro per le aziende

Fringe benefit auto: le nuove regole

Dal 1° gennaio 2025, un cambiamento significativo nella gestione dei fringe benefit automobilistici avrà un impatto diretto sui dipendenti e sulle aziende. La L. n° 207/2024, incorporata nella Legge di bilancio 2025, stabilisce criteri più precisi per il calcolo del valore imponibile associato all’uso promiscuo di veicoli aziendali. Queste nuove disposizioni mirano a rendere più equo il trattamento fiscale, promuovendo contemporaneamente l’uso di veicoli a basse emissioni, come quelli elettrici e ibridi. Tale normativa richiede attenzione da parte delle aziende e dei lavoratori per garantire la corretta applicazione delle nuove regole, che differenziano il calcolo del fringe benefit basato sulla tipologia del veicolo e sulla sua data di immatricolazione.

La revisione delle regole sul fringe benefit auto è articolata in tre diversi regimi di trattamento fiscale basati sulla data di immatricolazione e l’assegnazione del veicolo. In particolare, per le auto immatricolate prima del 30 giugno 2020, si applica un valore imponibile del 30% del valore convenzionale, il quale è calcolato sulla base di una percorrenza media annuale di 15.000 chilometri. Per i veicoli immatricolati tra il 1° luglio 2020 e il 31 dicembre 2024, l’imponibilità varia in funzione delle emissioni di CO₂, con percentuali che oscillano dal 25% al 60%. Da gennaio 2025, sarà introdotta una nuova disciplina che stabilisce il 50% dell’importo corrispondente a una percorrenza convenzionale, con ulteriori riduzioni per i veicoli a zero emissioni e ibridi plug-in.

È importante notare che, ai fini fiscali, la coincidenza delle date di immatricolazione e di assegnazione è cruciale. Qualora tali date non coincidano, il valore imponibile dovrà essere computato sulla base del valore normale, escludendo la quota d’uso per motivi lavorativi. Così facendo, si garantisce la tassazione solo sull’effettivo utilizzo personale del veicolo. Le aziende e i Consulenti del Lavoro dovranno dunque collaborare attivamente per chiarire l’impatto di questi cambiamenti e gestire correttamente le implicazioni fiscali derivanti dalle nuove normative.

Normativa sui fringe benefit in busta paga

In base alle novità introdotte dalla Legge n. 207/2024, la normativa riguardante i fringe benefit in busta paga ha subito un significativo aggiornamento, soprattutto per quanto riguarda l’assegnazione di veicoli aziendali ad uso promiscuo. Il nuovo regime fiscale mira a garantire una maggiore equità nella tassazione del beneficio, rimodulando il valore imponibile in base alla tipologia di auto assegnata. È fondamentale per le aziende monitorare con attenzione le date di immatricolazione e di assegnazione dei veicoli, poiché queste determinano l’applicazione delle percentuali fiscali stabilite. La revisione del trattamento fiscale permette di incentivare l’uso di veicoli eco-sostenibili, fornendo condizioni più favorevoli per le auto elettriche e ibride, che possono vedere abbattuto il monte imponibile associato.

Il sistema di calcolo si articola in tre distinte categorie, dove il valore imponibile va determinato a seconda della data di immatricolazione del veicolo e della sua effettiva assegnazione al dipendente. Le regole precedenti erano basate su percentuali fisse, mentre la nuova normativa tiene conto delle emissioni di CO₂, garantendo premi fiscali a favore dei veicoli a basse emissioni. Questo approccio fiscale più progressista non solo incentiva l’adozione di veicoli che riducono l’impatto ambientale, ma stabilisce anche che eventuali costi sostenuti dai lavoratori per l’uso personale dell’auto aziendale vadano messi in conto, poiché possono ridurre il valore del fringe benefit. Un passaggio critico sarà la misurazione della quota di utilizzo personale, escludendo l’uso per l’attività lavorativa, per assicurarsi che la tassazione avvenga in maniera corretta e trasparente.

Tracciabilità delle spese di trasferta

Dal 1° gennaio 2025, la Legge n. 207/2024 introduce regole operative riguardanti la tracciabilità delle spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte. Secondo le novità apportate, le spese di vitto, alloggio e trasporto, per poter beneficiare dell’esenzione fiscale, devono essere eseguite attraverso strumenti di pagamento tracciabili. Ciò significa che i rimborsi non saranno più considerati esenti da tassazione se non tracciabili, collocandoli automaticamente nel reddito imponibile del lavoratore e impedendone la deduzione per l’azienda. È cruciale che le aziende si adeguino a queste misure, poiché il non rispetto delle norme comporta un aggravio fiscale per il dipendente e non consente all’impresa di recuperare tali costi.

La modifica all’articolo 51 del TUIR apre a uno scenario di compliance rigorosa: per le spese di trasferte che ricomprendono vitto e alloggio, il rimborso sarà considerato esente solo se i pagamenti delle stesse sono realizzati tramite modalità tracciabili, come bonifici, carte di credito o di debito. Allo stesso modo, anche le spese di viaggio e trasporto devono seguire questo principio. La nuova regolamentazione rappresenta un passo verso una maggiore trasparenza fiscale, mirando a prevenire abusi e a garantire il corretto assolvimento degli obblighi tributari. La responsabilità di garantire la tracciabilità delle spese grava quindi sulle aziende, che devono adottare pratiche amministrative appropriate per gestire le trasferte e i relativi rimborsi in conformità con le nuove disposizioni.

Un ulteriore aspetto riguarda la documentazione necessaria per attestare le spese sostenute. Le aziende devono essere preparate a conservare una chiara rendicontazione di tali costi, poiché la ripartizione corretta di queste spese influenzerà significativamente sia il trattamento fiscale dei dipendenti sia la possibilità di deduzione per l’impresa. I consulenti del lavoro raccomandano alle aziende di informare e formare il proprio personale sulle nuove regole, assicurando che ogni dipendente sia consapevole delle modalità corrette di gestione delle spese di trasferta, garantendo così una transizione fluida e conforme alle normative vigenti.

Trattamento delle indennità forfettarie

Nel contesto delle indennità forfettarie per le trasferte, la Legge n. 207/2024 apporta modifiche importanti. Sebbene sia previsto un sistema di rimborso snello per le spese relativamente a vitto e alloggio, l’approccio fiscale resta rigoroso. Secondo i consulenti del lavoro, le indennità forfettarie non subiscono variazioni significative in relazione al fatto che le spese siano state effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili o meno. Infatti, la normativa stabilisce che, nel caso di rimborso delle spese per vitto e alloggio, e contemporanea erogazione di un’indennità forfettaria, il trattamento fiscale considererà solo la parte esente dell’indennità, riducendola di due terzi rispetto alla soglia massima stabilita dal TUIR. Questo significa che, per il datore di lavoro, la corretta applicazione delle norme fiscali diventa indispensabile per evitare possibili sanzioni.

Le indennità forfettarie, quindi, sebbene facilitino la gestione delle spese di trasferta, richiedono un’accurata strategia di calcolo da parte dell’azienda. È fondamentale che le imprese si aggiornino sulle normative vigenti ed eseguano una precisa rendicontazione per garantire l’integrità dei rimborsi. La consapevolezza di queste regole consentirà una gestione più efficiente e conforme, ottimizzando il rapporto tra lavoratori e datori di lavoro. La tematica richiede anche un dialogo continuo tra le aziende e gli esperti di fiscalità per affrontare ogni possibile ambiguità e garantire una completa chiarezza nelle applicazioni pratiche. In conclusione, lo scenario delle indennità forfettarie in trasferta non solo richiede attenzione alla normativa, ma impone anche un aggiornamento costante su come meglio applicare le disposizioni fiscali in vigore.