Il decreto sulla fattura elettronica obbligatoria verso le amministrazioni pubbliche: le regole per la gestione, emissione e trasmissione

Il Decreto Ministeriale n. 55, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 22 maggio 2013, segna di fatto l’ingresso nell’era della dematerializzazione e comporterà un’innegabile serie di vantaggi per le Amministrazioni pubbliche e le aziende private.

Il tanto atteso decreto sancisce l’obbligo della fattura elettronica nei confronti delle amministrazioni pubbliche e ne detta le regole per la gestione, emissione e trasmissione.

Il decreto impone alle amministrazioni pubbliche di accettare fatture emesse o trasmesse solo in formato elettronico, pena il non pagamento di esse. Analogamente la norma obbliga i fornitori della PA ad adottare la fattura elettronica per l’emissione, la trasmissione e la conseguente conservazione digitale.

L’obbligo di fatturazione elettronica è fissato in 12 mesi dall’entrata in vigore del regolamento per ministeri, enti nazionali di previdenza e assistenza sociale e agenzie fiscali, mentre in 24 mesi per le altre amministrazioni incluse nell’elenco Istat, ad eccezione delle amministrazioni locali, per le quali la data di decorrenza sarà determinata con un altro decreto.

Ma come verranno veicolate le fatture elettroniche?

Il legislatore ha istituito il Sistema d’Interscambio (SdI), un canale di comunicazione per le fatture elettroniche gestito dall’Agenzia delle Entrate, a cui spetterà il compito di vigilare sui file in transito e di inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Il Sistema d’Interscambio accetterà solo le fatture in formato XML, firmate digitalmente il cui certificato dovrà essere rilasciato da un Ente certificatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Il file, firmato e composto secondo le regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio.

Per l’invio del file sono previsti diversi canali di trasmissione:
• Tramite Posta Elettronica Certificata, che garantisce la valenza legale del messaggio inviato e ricevuto, al pari di una raccomandata A/R.
• Invio via web: il Sistema d’Interscambio mette a disposizione un’interfaccia web per l’invio. Per accedere è sufficiente avere delle credenziali di accesso per Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS).
• Servizio SDICoop – Trasmissione: invio tramite web services
• Servizio SDIFTP: invio tramite protocollo FTP
• Servizio SPCoop – Trasmissione: invio tramite web services tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC)
Amministrazioni pubbliche e aziende fornitrici saranno dunque chiamate a gestire l’intero ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità elettronica, dall’emissione, alla trasmissione, fino alla conservazione digitale dei documenti.
La norma dovrebbe semplificare anche le procedure di conservazione digitale delle fatture.

L’atteso nuovo DM sulla conservazione digitale in esame al tavolo di lavoro del Forum della fatturazione elettronica dovrebbe vedere eliminato l’invio dell’impronta, semplificato l’assolvimento dell’imposta di bollo ed infine dovrebbe stabilire la conservazione digitale delle fatture elettroniche con cadenza annuale.

Secondo la ricerca condotta dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, la fattura elettronica porterebbe ad un risparmio di oltre un miliardo di euro in un anno, senza considerare benefici come la riduzione dei tempi di esecuzione e dei costi di materiale, riduzione dello spazio destinato allo stoccaggio degli archivi e miglioramento nella gestione del ciclo ordine-pagamento.

Sul mercato vi sono diversi player attivi nell’ambito della fatturazione elettronica e conservazione digitale. Tra questi vi è Ifin Sistemi (www.ifin.it), azienda padovana che da 30 anni opera nel campo della gestione documentale e che collabora al tavolo di lavoro del Forum per la Fatturazione Elettronica.

Ifin Sistemi alla luce del nuovo quadro normativo, ha presentato il nuovo software per la fatturazione elettronica Business Gateway Suite.
La soluzione produce il flusso di fatturazione, consente di inviare i documenti al Sistema d’Interscambio, secondo quanto previsto dal D.M. n° 55, ne automatizza il flusso, rispettando elevati standard di sicurezza e riducendo drasticamente i tempi di gestione dei documenti.