Con la diffusione sempre più capillare dello smart working e la maggiore penetrazione della tecnologia, i webinar e le videoconferenze sono diventati strumenti sempre più utilizzati per formare e per far dialogare tra loro i professionisti.
La videoconferenza non è altro che un convegno virtuale che vede come protagonisti più utenti provenienti da diversi luoghi: spesso optare per questa soluzione, soprattutto in tempo di pandemia e di distanziamento sociale, può rivelarsi la scelta più giusta.
Proprio per trasmettere al meglio preparazione, professionalità e capacità, è importante saper scegliere il supporto adatto: ad esempio Teleskill è una piattaforma italiana per le videoconferenze che soddisfa al meglio le necessità dei professionisti in termini di formazione a distanza.
È però molto importante prendere qualche accorgimento per riuscire a realizzare un evento che sia realmente valido e che possa trasmettere valore a tutti i partecipanti.
Ecco, quindi, i 4 step necessari per realizzare una videoconferenza professionale di successo.
1. Obiettivi e speech
Prima di realizzare una videoconferenza è necessario porsi degli obiettivi ben precisi: quale obiettivo si intende raggiungere con la videoconferenza? Si tratta di obiettivi legati alla formazione professionale, alla condivisione di idee, al personal branding?
In base all’obiettivo sarà necessario impostare in modo corretto lo speech, facendo sì che risulti accattivante per i partecipanti: al di là della bontà dei contenuti, per fare questo, la conferenza deve essere quanto più possibile chiara e coinvolgente, cercando di mantenere alta l’attenzione degli ascoltatori per tutto il tempo del collegamento.
A questo proposito, ci sono 2 accorgimenti di cui tenere conto: da un lato è bene dotarsi di uno strumento interattivo per le videoconferenze, che consenta di coinvolgere gli utenti costantemente; dall’altro è opportuno non fare delle videoconferenze troppo lunghe, perché l’attenzione del pubblico non può durare oltre una certa soglia.
2. Gli strumenti dei quali non si può fare a meno
Per preparare una videoconferenza è necessario attrezzarsi con gli strumenti adeguati: fondamentali sono un computer o un tablet con specifiche tecniche valide a sostenere una videoconferenza, un buon microfono e una videocamera che restituisca immagini ben definite.
Importantissima è una buona connessione ad internet, in modo che il collegamento virtuale non si blocchi e risulti fluido.
Oltre ad una rete efficiente è importantissimo, come già accennato, dotarsi di un tool per le videoconferenze professionali, che permetta soluzioni customizzabili.
Tutti gli aspetti sopracitati sono decisivi per incrementare l’autorevolezza del relatore, diffondere un’immagine professionale e veicolare in modo corretto il messaggio.
3. Accessibilità e Funzionalità
Innanzitutto, una buona videoconferenza deve essere ben fruibile anche per chi si collega da uno smartphone, visto l’ormai consolidato primato dei dispostivi mobile sul desktop in termini di navigazione e di accesso alla rete.
Anche la funzionalità multischermo assume un ruolo determinante: le eventuali diapositive devono essere chiare e il relatore deve essere ben visibile mentre le presenta.
D’altronde, disporre di un’interfaccia pulita, semplice da utilizzare e coinvolgente, è importante per trasmettere professionalità e serietà.
4. Fare attenzione alla sicurezza
Quando ci si accinge ad organizzare una videoconferenza professionale, non si possono tralasciare gli aspetti relativi alla sicurezza web.
In questi termini è fondamentale il sistema di criptaggio delle informazioni sensibili: non bisogna, infatti, lasciare in secondo piano neanche l’importanza della privacy di ogni partecipante alla conferenza online. Un software affidabile è quindi essenziale per offrire un’esperienza di qualità e sicura a tutti i partecipanti.
Ciò che conta è trovare un sistema con protocolli di protezione aggiornati, capaci di respingere tutte le minacce che possono provenire dalla rete.
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