Registratori di cassa collegati al Pos novità Agenzia delle Entrate con migliaia di lettere da gennaio

Normativa sul collegamento tra registratori di cassa e Pos

Dal gennaio 2026 l’Agenzia delle Entrate attiverà un rigoroso sistema di controllo per verificare l’adeguamento degli esercenti all’obbligo di collegare i registratori di cassa ai dispositivi Pos. Le disposizioni mirano a rafforzare la tracciabilità delle transazioni attraverso l’integrazione digitale tra strumenti di pagamento elettronico e registratori telematici, al fine di migliorare la trasparenza e la sicurezza fiscale.

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La normativa, contenuta nel provvedimento n. 424470 del 31 ottobre 2025, sancisce che non è necessaria la sostituzione fisica degli apparecchi, ma è sufficiente utilizzare le funzionalità messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrate nell’area riservata della sezione “Fatture e Corrispettivi”. Qui gli esercenti dovranno associare la matricola del registratore di cassa ai codici identificativi degli strumenti di pagamento elettronico. La procedura sarà accessibile a partire da marzo 2026, con un termine di 45 giorni per completare l’adeguamento per i dispositivi utilizzati dal primo gennaio dello stesso anno.

Questa misura si inserisce nel contesto della legge di Bilancio recentemente approvata, che punta a una maggiore digitalizzazione e controllo delle operazioni commerciali, senza oneri aggiuntivi per l’adeguamento hardware degli apparecchi esistenti.

Sanzioni e conseguenze per i mancati adeguamenti

Il mancato collegamento tra registratori di cassa e dispositivi Pos comporta l’applicazione di sanzioni amministrative specifiche. Per ogni trasmissione non conforme, l’Agenzia delle Entrate prevede una multa di 100 euro, con un limite di massimo 1.000 euro per trimestre. Tale sistema di penalità punta a garantire il rispetto dell’obbligo senza ricorrere immediatamente a misure più drastiche.

Inoltre, l’omissione nell’installazione degli apparecchi per l’emissione dello scontrino fiscale si traduce in sanzioni più severe, variabili da 1.000 a 4.000 euro. Questa pena si estende anche a chi, pur avendo il registratore, non provveda al collegamento con gli strumenti di pagamento elettronico. La norma intende scoraggiare in modo deciso comportamenti che compromettano la tracciabilità delle operazioni commerciali, elemento centrale per la lotta all’evasione.

Le misure sanzionatorie sono quindi calibrate per spingere gli esercenti a un adeguamento tempestivo, valorizzando la conformità attraverso il rispetto delle procedure indicate dall’Agenzia delle Entrate e la corretta associazione tra cassa e Pos.

Problematiche per gli esercenti senza obbligo di registratore di cassa

La nuova normativa presenta criticità per quegli esercenti che, come tabaccai, edicolanti o gestori di sale giochi, non hanno l’obbligo di dotarsi di registratore di cassa telematico. In queste situazioni, infatti, il pagamento elettronico tramite Pos non può essere associato a un registratore di cassa, poiché non viene emesso uno scontrino fiscale. Questo genera un disallineamento tra i pagamenti tracciati e la documentazione fiscale trasmessa all’Agenzia delle Entrate.

Questa discrepanza potrebbe tradursi in anomalie apparenti durante i controlli fiscali, poiché i pagamenti elettronici risultano privi di un corrispondente riscontro nella trasmissione dei corrispettivi. L’Agenzia delle Entrate è consapevole di tali casi specifici e ha previsto l’invio delle cosiddette “lettere di compliance”, ovvero avvisi bonari indirizzati ai contribuenti per segnalare e correggere tempestivamente queste incongruenze.

Gli esercenti interessati hanno l’opportunità di presentare una documentazione giustificativa tramite l’applicativo Civis, consentendo così di dialogare con l’Amministrazione finanziaria prima che vengano avviate procedure di accertamento. Tale modalità rappresenta un’importante garanzia per evitare sanzioni ingiustificate, fornendo un canale trasparente per chiarire le specificità legate all’assenza dell’obbligo di registratore di cassa.