I 12 migliori consigli per una gestione ottimale della posta elettronica

di Stefano Novarini – Partner, Expense Reduction Analysts

Promossa come un risparmio di tempo e aumento di produttività, la posta elettronica oggi, per molti, è vista più come una perdita di tempo. Sempre in esecuzione in background, pervade la vita in ufficio e richiama continuamente l’attenzione della gente tutto il giorno, danneggiando la produttività, la concentrazione e aumentando lo stress.
E’ tempo di riprendere il controllo mediante l’applicazione di 12 semplici consigli di gestione della posta elettronica, ricordando che le mail sono uno strumento al vostro servizio e non il contrario.

1. Notifiche
Tutti quegli avvisi rumorosi che spuntano anche sul lato dello schermo al ricevimento di una mail, sono piccole distrazioni che impediscono di concentrarsi su un compito alla volta. Si crea un falso senso di emergenza, che ci fa sentire il bisogno di leggere immediatamente la mail appena arrivata. Basta semplicemente disattivare la notifica per evitare la perdita di attenzione.

2. Impostazione dei tempi di gestione delle e-mail
Siete voi a dover avere il controllo. Impostate, un paio di volte al giorno, orari precisi per leggere la posta elettronica e rispondere. Pianificate il tempo e la durata più adatta per voi per eseguire questa operazione – ad esempio “un’ora la mattina presto” e “30 minuti alla fine della giornata” – e fate in modo di non essere interrotti.

3. Elaborazione delle e-mail
Affrontate le mail quando le state leggendo: eliminate, rispondete, inoltrate o archiviate nelle relative cartelle. Segnate le mail che richiedono un intervento e definite le priorità. Decidete se dovete agire personalmente o inoltrare la mail a qualcun altro. Non lasciate mail “non lette” nella vostra casella di posta.

4. Cancellazione dalle newsletter
Cancellatevi dalla lista di tutte quelle newsletter che riempiono la vostra casella di posta e che non leggerete mai. Eventualmente, nel caso si preveda di voler dare un’occhiata in seguito, utilizzate il sistema di archiviazione automatica in una cartella dedicata e non nella casella di posta.

5. Archiviazione singole e-mail
Una volta lette e gestite, archiviate le vostre mail nelle relative cartelle, risparmiando così spazio e tempo. La scelta di un ordine alfabetico, numerico o per codice colore è interamente vostra in base al tipo di progetti gestiti. Messaggi di posta elettronica contenenti rapporti o collegamenti importanti, possono essere archiviati in cartelle specifiche.

6. Archiviazione generale
In modo da evitare di esaurire lo spazio consentito, archiviate su base regolare i messaggi di posta elettronica, come si farebbe con i documenti cartacei. In base ai criteri di gestione della posta elettronica dell’azienda, questo può essere fatto sia su disco rigido, rete condivisa o cloud.

7. Cancellazione
Circa la metà delle mail che riceviamo, può essere cancellato. Se contengono qualcosa di importante, archiviatele in cartelle specifiche. In caso contrario (o se è l’ennesima e-mail di una lunga discussione con tutte le risposte allegate), mantenete solo l’ultima e cancellate il resto.

8. Facilitare le e-mail
Può sembrare ovvio, ma scrivere testi brevi e rilevanti nel campo oggetto della mail rende la lettura e l’archiviazione molto più facile. Prendetevi il tempo per scrivere un titolo ben definito invece di un generico “RE: Re: Re:”.
In ogni caso, mantenete le vostre mail brevi, chiare e professionali, assicurandovi che la vostra firma e-mail contenga tutte le informazioni utili (indirizzo, numero di telefono…), in modo che le persone non debbano perdere tempo a chiederle.

9. Creazione di gruppi
Alcune comunicazioni, come ad esempio relazioni, report, statistiche e altro, sono inviate a determinate persone su base regolare. Creare gruppi (o liste di distribuzione) con i rilevanti destinatari aiuta a risparmiare tempo e a sfoltire la posta in uscita. Se si desidera che i destinatari rimangano nascosti agli altri, basta inserire gli indirizzi e-mail in “ccn” invece di “a” o “cc”.

10. Utilizzo delle regole
I sistemi di posta elettronica consentono agli utenti di organizzare automaticamente i messaggi di posta elettronica ricevuti o inviati, ad esempio spostando le mail che arrivano dalla Direzione in una cartella di importanza alta o mail specifiche, identificate con parole chiave o liste di distribuzione, in cartelle dedicate. Questo consente di risparmiare tempo e aiuta la gestione organizzativa e le priorità.

11. Pianificazione
Utilizzare gli strumenti “azioni” o “attività” vi permetterà di pianificare in anticipo il vostro lavoro e dare le giuste priorità. Grazie a questi strumenti è possibile organizzare i vostri progetti e le scadenze. È anche possibile pianificare promemoria per assicurarsi che le date importanti e/o le scadenze siano ricordate.

12. Promozione
Le firme automatiche nelle mail permettono alle persone di aggiungere loghi, video, link e messaggi. Si può scegliere di avere firme diverse secondo il tipo di destinatario o del messaggio che si vuole trasmettere, come ad esempio la promozione di un nuovo evento, il lancio di un nuovo prodotto o servizio, eccetera.

Stefano Novarini
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