Expense Reduction Analysts: L’implementazione di una gestione dei costi efficace e sostenibile

Trovare risparmi nelle spese generali è un obiettivo comune per la maggior parte delle PMI per migliorare la redditività, ma un approccio “quick- win” focalizzato sui risultati a breve termine potrebbe molto presto diventare controproducente .

Ad esempio , decidendo arbitrariamente di raggiungere una certa percentuale di riduzione rispetto al precedente esercizio, o di congelare poste di bilancio è una prospettiva miope che può fare più male che bene .
Il motivo è, da un lato, che i risparmi a breve termine che possono essere trovati non sono necessariamente rilevanti per le esigenze aziendali o per le condizioni di mercato; non solo questi risparmi  non sostenibili , ma la loro natura arbitraria può anche generare resistenza da parte del personale. D’altra parte,  gli acquisti ed la  gestione dei costi sono collegati, se non alla strategia aziendale, almeno alla cultura aziendale, il che significa che ci vuole molto di più che nuovi obiettivi a breve termine per cambiare impostazione: può essere necessario affrontare un cambiamento di mentalità dell’azienda per costruire una cultura basata sulla consapevolezza del controllo dei costi.
Riduzioni dei costi che abbiano successo e siano sostenibili,  derivano dal fatto che la gestione dei costi sia parte integrante della strategia della società. Questo significa che il management deve essere il motore della nuova cultura di ottimizzazione / riduzione dei costi .

Devono essere tutti coinvolti
La gestione dei costi deve essere un obiettivo per tutti i soggetti coinvolti in azienda : le parti interessate in quei costi specifici, i dirigenti , i dipendenti  di ogni reparto…  per assicurarsi che tutti comprendano e sostengano l’iniziativa . Ciò comporta una chiara comunicazione a tutti i livelli.
Spiegare la nuova strategia e comunicare i nuovi obiettivi è essenziale per garantire l’impegno dei dipendenti al progetto e fare in modo che facciano propria la nuova cultura di attenzione ai costi, che il management intende implementare .

Trasparenza : Conoscere i modelli di spesa
Le spese generali , non essenziali per il core business , saranno raggruppate ed esaminate per avere la migliore immagine possibile dei modelli di spesa. Questa operazione , di solito non fatta internamente  per mancanza di tempo e di risorse , riserba spesso sorprese: gli sconti non applicati , errori di fatturazione , gli stessi prodotti o servizi ordinati separatamente da diversi reparti , per non parlare di spese inutili , stock in eccesso,  ecc ..

Individuare i bisogni reali e i modelli di consumo
Conoscere i modelli di spesa, aiutare a identificare ciò che viene ordinato e ciò che viene effettivamente utilizzato in azienda , così come mostrare i punti di forza e di debolezza del processo corrente . Questo consente di raggruppare le richieste dei diversi reparti / unità locali e porta ad avere  un migliore potere d’acquisto e di conseguenza prezzi più competitivi .
Indipendentemente dal denaro speso , si può anche evidenziare se gli strumenti usati ai dipendenti (IT , telecomunicazioni , attrezzature ..) vengono utilizzati correttamente e al loro pieno potenziale .
Questo approccio offre la possibilità di riposizionare il business e di cambiare la mentalità verso una maggiore efficacia nella spesa.  Anche certe necessità di spesa possono essere cambiate nel corso degli anni : mettere in discussione la routine degli acquisti è sempre una buona cosa .

Fissare  un punto di riferimento
Conoscere i modelli di spesa grazie alle analisi di cui sopra,  contribuirà inoltre a stabilire un punto di riferimento su cui  misurare le performance nl tempo.

Monitoraggio
Obiettivi e risultati dovranno essere monitorati per un lungo periodo al fine di verificare che i risparmi siano effettivamente realizzati, che l’azienda si adegui ai cambiamenti o a nuove esigenze ed anche  per garantire che siano applicati i termini e le condizioni negoziate.

Ugo Rietmann – Partner Expense Reduction Analysts

urietmann@expensereduction.com