Come tenere sotto controllo i costi di telefonia mobile

di Stefano Novarini – Partner, Expense Reduction Analysts

I telefoni cellulari sono ormai una parte integrante di ogni uomo d’affari e possono rappresentare una quota significativa dei costi generali per le aziende, in particolare per le PMI. Oggi molte persone preferiscono chiamare direttamente al telefono cellulare invece che al telefono fisso, sapendo di poter raggiungere i loro contatti ovunque si trovino, anche se questi potrebbero essere nel loro ufficio. Fatture con importi in continua variazione e utilizzi imprevedibili (download di dati, costi di roaming…) portano a una difficile gestione di questa categoria di costo.

Analisi
Tuttavia, ci sono alcuni modi per le aziende per mantenere un certo controllo sulle spese di telefonia mobile. Il primo passo è quello di conoscerne in dettaglio i costi per comprendere e ridurre le spese.

– Qual è il valore di spesa annuale di telefonia mobile per l’azienda?
– Quanti telefoni aziendali vengono utilizzati? E da chi?
– Che tipo di telefoni sono (iPhone, Android, Blackberry, altri)?
– Quanti diversi operatori/piani tariffari sono attivi?
– Quali sono i modelli di consumo? Numero e durata delle chiamate, SMS, dati?
– Chi sono i maggiori utenti e perché? C’è un uso inadeguato?

Il secondo passo sarà quello di analizzare le fatture di telefonia mobile per ottenere quante più informazioni possibile su ciò che è incluso nel contratto come, ad esempio, il costo delle chiamate al minuto e dei servizi aggiuntivi, e identificare i servizi ridondanti o inutili.

Conoscere le proprie esigenze
Una volta che gli schemi di spesa sono stati analizzati, può essere utile rivalutare le esigenze della società per quanto riguarda la telefonia mobile. Questo include:

– Chi dovrebbe beneficiare di un telefono aziendale
– Quale utilizzo aziendale è consentito: leggere e/o inviare e-mail, navigare nel web, chiamare dall’estero, utilizzo di applicazioni particolari, ecc.?
– Quali piani tariffari sono più adatti
– Impostare delle linee guida all’uso per la forza lavoro che possono comprendere:

• Favorire opzioni tecnologiche come Internet VoIP (usando applicazioni VoIP come Skype) per ridurre il costo delle chiamate a lunga distanza
• Incoraggiare il personale a utilizzare il Wi-Fi quando possibile
• Utilizzare applicazioni di messaggistica gratuita

Delegare le negoziazioni di telefonia mobile a un consulente esterno è un’altra opzione da considerare. Perdere tempo con le risposte vocali interattive, attendere al suono della musica di attesa, per poi passare da un servizio all’altro in cerca di una risposta o un consiglio, non è per niente allettante e può solo aumentare la confusione. In questo mercato in rapida evoluzione, in cui nuove tecnologie, normative e nuovi prodotti emergono continuamente, consulenti esperti di telecomunicazioni con una vasta esperienza del mercato e di tutti i fornitori, saranno in grado di portarvi soluzioni di risparmio su misura sempre aggiornate e imparziali.

Stefano Novarini – Partner Expense Reduction Analysts

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