Come risparmiare sulle spese di viaggio mantenendo efficenza: la sfida dei Travel Manager nel conciliare le esigenze dell’azienda con quelle dei dipendenti.

Di Alfredo Longo – Partner ERA – alongo@expensereduction.com

Le spese di viaggio, soprattutto per aziende di carattere internazionale, rappresentano una delle voci di spesa maggiore, tra i costi indiretti. Il contenimento di tali spese è uno dei principali obiettivi del travel manager che, attraverso l’istituzione di adeguate travel policy, deve tuttavia coniugare anche le esigenze di rendere confortevole il vaggio di lavoro ai dipendenti.

In questo articolo Alfredo Longo, esperto di ottimizzazione dei costi di Viaggio per Expense Reduction Analysts, ci offre alcuni spunti partendo dal punto di vista sia delle aziende e dei travel manager, sia del personale viaggiante.

La gestione dei viaggi di lavoro, in particolare il controllo dei costi e l’ottimizzazione dei processi, è oggi una delle aree, tra le spese generali, in cui soprattutto le aziende di medio-grandi dimensioni e di respiro internazionale, maggiormente si focalizzano per contenerne i costi.

Per fronteggiare tali costi, alcune aziende di più grandi dimensioni, si sono dotate di un travel manager, figura nata negli Stati Uniti qualche anno fa ed andata sviluppandosi anche in Italia nel corso degli ultimi anni. Il travel manager deve saper conciliare risparmio e confort, sfidando anche l’impopolarità dei colleghi.

I trend

Da una parte le previsioni per il 2013 prevedono, a livello Europeo, aumenti delle tariffe aeree del 2,8%, degli hotel del 2,4% e del Noleggio a breve dell’1,7%.  A tali aumenti di base si aggiungono aumenti delle tasse aeroportuali, per fronteggiare costi di struttura, previsti per alcuni hub, come ad es. Fiumicino.

Per un’azienda di medie dimensioni che esporta ed ha filiali all’estero, i viaggi possono avere un’incidenza tra lo 0,5/1% del fatturato; tra le spese generali l’incidenza può essere di conseguenza molto elevata.

Operando con dovuti accorgimenti e con una serie di attività incrociate che coinvolgono tutta la catena (dalla compagnia aerea all’agenzia fino al singolo dipendente), dall’esperienza di Expense Reduction Analysts è possibile ottenere risparmi su questa categoria mediamente nell’ordine del 20%, anche nei casi di aziende già strutturate con policy viaggio e gestione della stessa da parte di un travel manager. In alcuni casi, in assenza ad esempio di un processo strutturato, i risparmi possono arrivare anche a superare il 45%.

La tendenza alla riduzione costi per far fronte alla contrazione dei fatturati, spinge le aziende a rivedere le proprie policy viaggio.

I voli

Le tariffe aeree sono calcolate in base ai costi di trasporto, ai costi aeroportuali e seguono logiche commerciali, tenendo conto del mercato. Dove la concorrenza è più forte i prezzi sono più contenuti; dove, invece, le compagnie aeree operano di concerto, sulla base di accordi, i prezzi sono più alti.

Non esiste, quindi, un prezzo unitario per miglio percorso e quindi non c’è un rapporto preciso fra distanza e prezzo del trasporto.

Con le opportune tecniche di negoziazione e comprovate metodologie è possibile arrivare ad ottenere sconti che possono andare anche oltre il 60-70% rispetto alle tariffe base, le cosiddette “Full fare IATA”, (International Air Transport Association), organismo che trimestralmente fissa la tariffa standard (massimale) per ciascun itinerario e classe di servizio.

Treni

L’ingresso di un nuovo concorrente in Italia sulle tratte ad Alta Velocità ha interrotto il monopolio del gestore di Stato. Anche se non si può parlare ad oggi di una vera liberalizzazione del settore ferroviario in Italia, dal momento che l’infrastruttura è gestita da Rfi, società del gruppo Ferrovie dello Stato, l’ingresso della concorrenza di NTV ha comunque portato alcuni vantaggi e miglioramenti sulle tratte ad Alta Velocità, che sono anche quelle utilizzate in prevalenza nei viaggi di affari.

L’effetto positivo si è avuto su una riduzione delle tariffe, o meglio, di un maggiore frazionamento del listino, ad esempio con l’introduzione delle tariffe low cost, per prenotazioni a lungo termine su biglietti non rimborsabili, ed una maggiore differenziazione di classi di servizio. Dall’altro lato ha anche migliorato i servizi, introducendo da parte di entrambi i gestori, servizi e classi aggiuntive rispetto alla vecchia ripartizione tra prima e seconda classe, ed un rinnovamento dei treni stessi.

Di Alfredo Longo – Partner ERA – alongo@expensereduction.com